Collaboration Tools – eine Vorstellung


Hinter dem englischen Begriff „Collaboration Tools“ verbergen sich zahlreiche Anwendungen, die in Unternehmen zum Einsatz kommen. Sie verbessern die interne Kommunikation, unterstützen gute Teamarbeit und fördern die Kollaboration bei geschäftlichen Prozessen.
Erfahren Sie hier, welche Vorteile Collaboration Tools für Unternehmen und Mitarbeiter bergen und wie diese in Betrieben implementiert werden können. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die besten Online Collaboration Tools vor und erklären Ihnen, worauf Sie bei der Wahl eines E-Collaboration Tools achten müssen.

Die Vorteile von Collaboration Tools auf einen Blick

Die Welt steht nicht still. Sie entwickelt sich mit rasanter Geschwindigkeit, wobei vor allem die Globalisierung großen Einfluss auf die Unternehmensentscheidungen der Neuzeit hat. Die Zusammenarbeit und das Zeitmanagement zwischen einzelnen Mitarbeitern, sowie zwischen verschiedenen Standorten eines Konzerns, hat sich verändert. Aus diesem Grund werden neue Anwendungen notwendig, welche die Kommunikation und die Teamarbeit innovativ unterstützen.

Zu den wichtigsten Vorteilen von Collaboration Tools gehören:

  • Collaboration Tools ermöglichen einen effizienten Workflow und ein flexibles Projektmanagement.
  • Mit Collaboration Tools gelingt unabhängig von Raum und Zeit eine enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.
  • Die Verwaltung von Einzel- und Team-Kalendern ist mithilfe von Collaboration Tools ein Kinderspiel.
  • Potenzielle Fehlerquellen werden vermieden, wodurch Fehlentscheidungen minimiert werden können.
  • Zugriff und Analyse von Daten erfolgen schnell und effektiv. Dies spart Zeit und steigert die Produktivität der Arbeitnehmer.
  • Es existiert eine zentrale Ablage, auf die alle Teammitglieder zugreifen können. Dies erleichtert die Suche nach Informationen.
  • Die Kommunikation auf interner und externer Ebene gestaltet sich bei Zuhilfenahme von Collaboration Tools deutlich einfacher.

Welches sind die besten Collaboration Open Source Tools?

Unter Open Source Collaboration Tools versteht man Anwendungen, die gratis verwendet werden können. Auf einige wird direkt über eine Onlineplattform zugegriffen, andere lassen sich als kostenlose App herunterladen.

Collaboration Tools: Kolab

Kolab ist eine Collaboration Software, die es sowohl als Open Source Variante als auch in der kommerziellen Version gibt. Der Service wurde ursprünglich für das deutsche Bundesamt für Sicherheit entwickelt und in der Informationstechnik eingesetzt. Das Collaboration Tool kann in der Open Source Ausführung folgendermaßen eingesetzt werden: - Dateien können in verschiedenen Formaten gespeichert und mit Teammitgliedern weltweit geteilt werden.

  • Die zentrale Arbeitsfläche erlaubt es Teams, Gedankengänge effizient miteinander auszutauschen und gemeinsam zu brainstormen.
  • Teams können effektiv und zeitsparend E-Mails senden, erhalten und bearbeiten.
  • Kolab enthält einen ausgeklügelten Kalender, der es Teams ermöglicht, Aufgaben und Meetings zu organisieren.
  • Das Sicherheitssystem der Software ist ausgesprochen stark, weshalb Informationen sicher gespeichert werden können.
  • Kolab kann an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt verwendet werden und besitzt mehrere Spracheinstellungen.

OpenProject

Das Collaboration Tool OpenProject spezialisiert sich auf die Arbeit an Projekten. Diese werden vom Beginn bis zum Ende geplant, bearbeitet und fertiggestellt. Die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern des Teams steht im Vordergrund. Die kostenlose Version eignet sich ausgesprochen gut für Start-ups und kleine Unternehmen. Es kann jederzeit auf eine kostenpflichtige Version mit zusätzlichen Features umgestiegen werden.

OpenProject bietet seinen Kunden folgende Anwendungsbereiche und Möglichkeiten:

  • Projekte werden in diesem Collaboration Tool auf einem Dashboard angelegt. Dort können große Prozesse in kleine Teilaufgaben und wichtige Meilensteine unterteilt werden. Diese werden den einzelnen Mitgliedern des Arbeitsteams zugeordnet.
  • Das Collaboration Tool OpenProject erlaubt das zeitliche Tracking von Einzelaufgaben. Dies fördert die Produktivität des Teams und ermöglicht, zu jedem Zeitpunkt einen Überblick zu behalten.
  • Wikis können erstellt werden, sodass die Mitarbeiter während der Bearbeitung ihrer Aufgaben auf Informationen und Wissen zugreifen können.
  • Ingenieurteams haben die Möglichkeit, Probleme gemeinsam zu erkennen, zu dokumentieren und schließlich zu beheben.

Welches sind die besten kostenpflichtigen Collaboration Tools?

Neben kostenlosen Tools gibt es weitere Optionen, die sich für große Unternehmen mit komplexen Teamstrukturen lohnen. Diese werden als Abo monatlich oder jährlich bezahlt, sodass dem Konzern sämtliche Anwendungsbereiche zur Verfügung stehen.

Collaboration Tools – monday.com

Dieses Collaboration Tool wurde 2012 in den USA gegründet und konnte bisher bereits über 125.000 Teams von seinen Vorzügen überzeugen. Unter den Nutzern befinden sich große Konzerne wie Coca-Cola und Uber. Mit diesem Online Collaboration Tool lassen sich Workflows und Projekte innerhalb kürzester Zeit organisieren und gestalten.

Zu den Anwendungsmöglichkeiten von Monday.com gehören unter anderem:

  • Die effiziente Verbreitung von Dateien innerhalb von Teams.
  • Eine mobile App für elektronische Endgeräte mit den Betriebssystemen Android und iOS.
  • Mehr als 40 Möglichkeiten, Tools zu integrieren, die bereits genutzt werden.
  • Projektboards können nach Erlaubnis mit Gästen und Stakeholdern geteilt werden.
  • Verwaltungsfunktion für Ressourcen

Collaboration Tools: Slack

Diese Collaboration Software hilft Unternehmen weltweit dabei, organisierter, schneller und effizienter zu arbeiten. Die Software verfügt über sogenannte Channels, die es ermöglichen, auch externe Partner an den Arbeitsprozessen, Online Meetings und Ergebnissen teilhaben zu lassen.

Zu den Vorzügen des Tools gehören beispielsweise:

  • Video- und Audiokonferenzen.
  • Die höchste Sicherheitsstufe für Daten des Unternehmens inklusive Passwörter.
  • Möglichkeit der Integration von Google Produkten.
  • Kompatibilität mit Android und iOS Endgeräten.