Zeitmanagement – so gelingt es

Sicherlich haben Sie sich auch schon gefragt, wie Sie Ihren Arbeitstag besser strukturieren und die Aufgaben sinnvoller und wirksamer bewältigen können. Die Lösung dazu lautet: Zeitmanagement.
Ein optimales Zeitmanagement beinhaltet nicht nur eine bessere Strukturierung der Aufgaben, sondern ist die beste und effektivste, die möglich ist. Hier lernen Sie, wie Sie durch ein gutes Zeitmanagement ihre Aufgaben effektiv und stressfrei erledigen können.
Das Zeitmanagement im Büro unterliegt bestimmten Prinzipien und ist mit speziellen Methoden zu optimieren. Sehen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag in den Griff bekommen und Aufgaben effektiver bewältigen können, sodass auch für Sie der 24-Stunden-Tag ausreicht und Sie zufrieden auf die Früchte am Ende des Tages schauen können. Ein optimales Zeitmanagement kann nicht zu mehr Stunden am Tag verhelfen, aber mit Disziplin können wir lernen, die Stunden des Tages durch ein ertragreiches Zeitmanagement wirkungsvoll zu nutzen.

  1. Disziplin ist das A und O des Zeitmanagements, mit der die Aufgaben verfolgt werden müssen. Menschen, die ihr Zeitmanagement optimiert haben, lesen viel, um neue Ideen zu bekommen, sind sportlich und aktiv und setzen Dinge um, die sie sich vorgenommen haben. Sie planen Ereignisse wie einen Urlaub schon weit im Voraus, um sich darauf einstellen zu können. So werden auch der Monat und der Tag geplant.
  2. Aufgaben sollen fokussiert und blockweise bearbeitet werden. Beispielsweise werden die Telefonate des Tages in einen Block von vielleicht einer Stunde zusammengefasst. Unangenehme Aufgaben aus dem Block gehören gemäß dem Motto „eat the frog“ zuerst abgearbeitet.
  3. Wenn durch das Zeitmanagement Zeit übrig bleibt, werden weitere Aufgaben abgehakt und die Zeit genutzt, das kann auch für Sport sein, der wichtig ist, ganz nach dem Motto: „In einem gesunden Körper lebt ein gesunder Geist“.
  4. Mit einem optimalen Zeitmanagement beginnt der Tag früh - spätestens um 6:00 Uhr. Das hilft, die Stunden des Tages besser nutzen zu können. Auf diese Weise ist das zeitliche Budget größer.

Die besten Methoden, um ein gutes Zeitmanagement umzusetzen

Als Methoden im Zeitmanagement seien von den vielen, die es gibt, zwei genannt, die als besonders wichtig gelten.
Die Eisenhower-Methode teilt alle Tätigkeiten und Aufgaben, die auf uns zukommen, in vier Kategorien ein, je nach Dringlichkeit beziehungsweise Wichtigkeit:


I.    Der erste Quadrant enthält alle A-Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese müssen am Tag sofort erledigt beziehungsweise gemanagt werden.
II.    Der zweite Quadrant enthält die B-Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese können geplant und terminiert werden.
III.    Im dritten Quadranten befinden sich alle C-Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Sie können delegiert oder reduziert werden.
IV.    Alle Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, gehören eliminiert.


Als zweite Zeitmanagement-Methode soll das Pareto-Prinzip vorgestellt werden, welches auch als 80 – 20 – Regel bekannt ist. Die Hauptaussage besteht darin, dass sich bereits mit 20 % des Zeitaufwandes 80 % des Ergebnisses erzielen lassen. 80 % des Zeitaufwandes würden dann wiederum eingesetzt werden müssen, um die fehlenden 20 % am Ergebnis zu erreichen. Es wird deutlich, dass der Einsatz der ersten 20 % sich lohnen, der Einsatz der übrigen 80 % jedoch nicht.


Als Zeitmanagement birgt das Pareto-Prinzip zwei Chancen: Zum einen ist es möglich, mit wenig Zeitaufwand einen großen Effekt zu erzielen. Voraussetzung ist, dass die 20% identifiziert werden können, die für die 80 % Ergebnis ausschlaggebend sind. Um dieses zu leisten, braucht es Übung. Zum anderen bietet dieses Prinzip die Chance, sich vor übertriebenem Perfektionismus zu schützen, der unnötig Zeit und Kraft kostet. 80 % des Ergebnisses stellen in den meisten Fällen schon ein brauchbares und gutes Ergebnis dar, welches von einem 100 %igem Ergebnis nicht unbedingt unterschieden werden kann. Allerdings gibt es auch Aufgaben, die unbedingt ein 100 %iges Ergebnis erfordern, wie zum Beispiel die Arbeit eines Chirurgen. In diesen Fällen gilt die 80 – 20 – Regel nicht. Die bewusste und gekonnte Anwendung der Pareto-Methode aus dem Zeitmanagement erzielt auf jeden Fall eine enorme Zeitersparnis, das von großem Vorteil, wenn nicht unerlässlich ist. Sie führt zu größerer Produktivität, erlaubt die Methode doch, die Aufgaben fünf Mal schneller zu erledigen.


Da es zu Beginn schwierig sein mag, die zielführenden Aktionen zu identifizieren, welche die 20 % ausmachen und zum Erfolg führen, sollte die Pareto-Methode zunächst reflexiv angewendet werden. Indem die Arbeit evaluiert und in Erfahrung gebracht wird, welche Aktionen nötig und gewinnbringend waren, kann mehr über zukünftige Arbeitsprozesse erkannt werden.
 

Diese Schritte führen zu einem optimalen Zeitmanagement

Ein optimales Zeitmanagement beinhaltet also einige Schritte, die bewusst angewendet, zu erfolgreichem und effektivem Arbeiten führen. Dazu gehören:

  1. Disziplin
  2. Planung
  3. Blockweise und fokussierte Bearbeitung der Aufgaben
  4. Gesund- und Fiterhaltung des Körpers
  5. Früh aufstehen und die Stunden des Tages nutzen
  6. Anwendung der Eisenhower-Methode: Wichtiges und dringendes unterscheiden
  7. Anwendung der Pareto-Methode: minimaler, aber zielführender Arbeitseinsatz für maximale Wirkung

Indem Sie die Aufgaben, die täglich zu erledigen sind, effektiv auf die Stunden des Tages verteilen, können Sie sogar noch „Zeit sparen“, die Sie für Entspannung und Freizeit einsetzen können. Auf jeden Fall bedeutet optimales Zeitmanagement diszipliniert Dinge erledigen, Tag für Tag, Woche für Woche, Jahr für Jahr. Büromöbel Blitz unterstützt Sie, mit einer optimalen Ausstattung Ihres Büros die besten Voraussetzungen für ein gewinnbringendes Zeitmanagement im Büro zu schaffen. Nehmen Sie gerne zu uns Kontakt auf und wir kümmern uns um Ihr Anliegen.
 

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