Tipps für das Online Meeting

In einer digitalisierten Welt gehören Online Meetings zum Arbeitsalltag dazu. Diese sollten aber niemals ein Selbstzweck sein, sondern immer konkrete Ergebnis liefern. Damit das funktioniert, müssen verschiedene Regeln für solche Meetings eingehalten werden. Unter anderem ist es wichtig, eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen und dafür zu sorgen, dass die Technik einwandfrei funktioniert. Außerdem gibt es eine gewisse Etikette im Umgang mit Kamera und Ton. Des Weiteren ist es wichtig, ein klares Zeitbudget festzulegen und mit Visualisierungen und Interaktionen zu arbeiten. Dieser Artikel stellt 5 Tipps vor, mit denen Online Meetings effizient gestaltet werden können.

Eine produktive Arbeitsumgebung für das Online Meeting schaffen

Während Online Meetings spielt die Arbeitsumgebung eine wichtige Rolle. Grundsätzlich kann ein solches Meeting überall stattfinden, einige Orte bieten sich jedoch besser an als andere. Wenn die Kamera auf die Spielecke der Kinder gerichtet ist, wirkt das auf die anderen Teilnehmer schnell ablenkend. Auch außergewöhnliche Poster im Hintergrund fördern die Konzentration nicht. Deswegen ist es ratsam, für ein Online Meeting eine neutrale Umgebung zu wählen.

Grundsätzlich ist es möglich, gemütlich im Sessel oder auf dem Balkon an dem Meeting teilzunehmen. Meist fördert es jedoch die Produktivität, sich an den Schreibtisch zu setzen und Arbeitskleidung anzuziehen. Durch eine solche professionelle Atmosphäre gelingt das Online Meeting deutlich besser.


Die Technik rechtzeitig prüfen

Zu den größten Hindernissen bei Online Meetings gehört eine fehlerhafte Technik. Deswegen sollte im Vorfeld der Online Videokonferenz rechtzeitig geprüft werden, ob alle technischen Geräte einwandfrei funktionieren. Hierzu gehört unter anderem, dass das Mikrofon einsatzbereit und eingeschaltet ist. Außerdem muss die Kamera funktionstüchtig sein und genau den Bereich und die Büromöbel zeigen, die die Kollegen zu sehen bekommen sollen.

Des Weiteren ist darauf zu achten, dass die Internetverbindung stabil ist. Dies lässt sich nicht bis ins kleinste Detail garantieren, es können jedoch einige Unsicherheitsfaktoren ausgeschlossen werden. So sollten andere Personen im Haushalt gebeten werden, während des Online Meetings keine datenintensiven Dinge zu erledigen. Hierzu gehört beispielsweise das Streaming. Zudem setzen einige Anwender auf zwei Internetanschlüsse. So können Sie in Stoßzeiten, wenn die Verbindung schlechter wird, auf die andere zurückgreifen. Speziell bei essentiell wichtigen Meetings ist das eine große Hilfe.
 

Der Umgang mit Kamera und Ton

Es gibt bei Online Meetings eine gewisse Etikette für den Umgang mit Kamera und Ton. So ist es eine Frage der Höflichkeit, die Kamera erst dann einzuschalten, wenn das Meeting tatsächlich losgeht. Wenn noch schnell ein Kaffee geholt oder die Nase geschnaubt werden soll, ist es nicht empfehlenswert, die Kamera schon einzuschalten. Die Kollegen sehen sonst längere Zeit auf einen leeren Bürostuhl, was als unhöflich interpretiert werden kann.

Bei Meetings mit vielen Personen ist es ratsam, dass alle, die aktuell nicht dran sind, ihre Mikrofone ausschalten. So stören private Gespräche, lautes Atmen oder intensives Schlucken das Meeting nicht. Während der Online Videokonferenz kann Screensharing praktisch sein. Nach dem Online Meeting sollte es jedoch wieder deaktiviert werden, damit Kollegen nicht auch private Interaktionen mitbekommen.
 

Ein klares Zeitbudget für das Online Meeting festlegen

Bereits im klassischen Büroalltag schlucken Meetings eine Menge Zeit. In der digitalen Welt beklagen sich viele Mitarbeiter immer wieder, dass einige Online Meetings auch als Mail hätten erledigt werden können. Deswegen ist es wichtig, im Vorfeld des Treffens zu klären, ob dieses wirklich notwendig ist, und ein konkretes Zeitbudget festzulegen.

Wenn ein Online Meeting auf 45-60 Minuten festgelegt ist, sind die Teilnehmer dazu angehalten, effizient zu sein und keine Nebenkriegsschauplätze zu behandeln. Es kommt nicht so leicht zu Ablenkungen und Gesprächen, die mit dem Thema des Online Meetings nichts zu tun haben. Außerdem können sich die Teilnehmer so darauf einstellen, wie viel Zeit sie konkret für das Treffen einplanen müssen und können ihre Termine und ihre sonstige Arbeit entsprechend anpassen.

Visualisierung und Interaktion

Online Meetings sind häufig ermüdend, weil immer nur eine Person etwas sagt beziehungsweise zu tun hat. Selbst einem noch so guten Sprecher können wir nur eine begrenzte Zeit zuhören, bevor die Konzentration nachlässt. Deswegen sollten mit Visualisierung und Interaktion auch diejenigen in das Online Meeting integriert werden, die aktuell nicht mit Wortbeiträgen an der Reihe sind.

Visualisierung mit Dokumenten und Präsentationen sorgen dafür, dass verschiedene Sinne während des Online Meetings angesprochen werden. Die Mitarbeiter konzentrieren sich nicht allein auf das Hören, sondern können sich verschiedene Dinge ansehen. Wenn Diskussionsrunden eröffnet werden und die Möglichkeit zu Feedback und Kommentaren besteht, entwickeln sich Interaktionen und Gespräche. Dies ist für eine produktive Teamarbeit von Vorteil und sorgt dafür, dass die Online Videokonferenz für die Teilnehmer nicht langweilig wird, sondern sinnvolle Ergebnisse liefert.

Fazit

Richtig eingesetzt sind Online Meetings nützliche Werkzeuge, um in einer digitalisierten Welt für ein Miteinander zu sorgen und Teamarbeit zu unterstützen. Entscheidend ist, dass die Meetings in einem produktiven Arbeitsumfeld stattfinden und die Technik einwandfrei funktioniert. Einige Umgangsformen in Bezug auf Kamera und Ton sollten eingehalten werden. Ebenso wichtig ist es, ein klares Zeitbudget zu definieren und Visualisierungen und Interaktionen zu nutzen. Wer diese Tipps befolgt, holt das Beste aus Online Meetings heraus.

Persönliche Beratung
Persönliche Beratung

Kostenloser Versand
Schnelle Lieferung & Versand

SSL Verschlüsselung
SSL Zertifikat