Ohne Zweifel mag es Menschen geben, die das kreative Chaos auf ihrem Schreibtisch beherrschen. Sie haben das Talent, sich durch endlos hohe Aktenberge zu wühlen und mit einem gezielten Handgriff die gesuchte Information hervorzuzaubern. Sie ernten nicht selten verständnislose, teils bewundernde Blicke von ihren Mitmenschen. Diese Personengruppe befindet sich jedoch in der Minderheit. Meistens wird den Besitzern von chaotisch anmutenden Schreibtischoberflächen nachgesagt, sie hätten keinen Überblick und würden unprofessionell arbeiten. Unglücklich, wenn der eigene Vorgesetzte vielleicht sogar diese Meinung vertritt. Dabei ist es gar nicht so schwierig, Ordnung und Struktur auf dem Büro-Schreibtisch zu halten. Es gibt nämlich viele gute Gründe, die für einen organisierten Schreibtisch sprechen.
Zum einen erhöht ein gut organisierter Schreibtisch definitiv effizienteres Arbeiten. Langes Suchen von begehrten Unterlagen entfällt und schafft Zeit für andere, wichtige Aufgaben. Auch steigert eine strukturierte Schreibtischoberfläche die Konzentration und ermöglicht fokussiertes Arbeiten. Darüber hinaus verstopfen keine unnötigen Akten- und Dokumentenberge die Oberfläche, sodass man mehr Bewegungsfreiheit genießt und ergonomisches Arbeiten möglich ist. Nicht zuletzt wird sicher auch die Wahrnehmung des Umfeldes positiv beeinflusst werden, wenn man auf einen gut organisierten Schreibtisch blickt.
Ihr organisierter Schreibtisch – Schritt für Schritt
Ein gut organisierter Schreibtisch ist kein Hexenwerk! Grundsätzlich lässt sich sagen, dass am Arbeitsplatz immer nur die Dinge parat liegen sollten, die auch wirklich für die nächsten Aufgaben benötigt werden. Das sorgt für viel freie Fläche, die nicht nur im Außen, sondern auch im Inneren für Ordnung sorgt.
Darüber hinaus können schon ein paar dezent gesetzte Deko-Elemente oder persönliche Gegenstände das Arbeitsumfeld ein wenig auflockern. Hin und wieder mal einen Blick auf das Bild vom letzten Urlaub oder auf das Familienfoto zu werfen, kann die Stimmung durchaus positiv beeinflussen. Hier gilt aber: Weniger ist mehr! 1-2 persönliche Gegenstände sollten völlig ausreichend sein.
Das gesunde Essen für die Arbeit hat dagegen an einem gut organisierten Schreibtisch nichts verloren! Erwiesenermaßen bringen Pausen erst dann richtig was, wenn man den Arbeitsplatz auch mal verlässt, sich dabei ein wenig die Beine vertritt und seine Mahlzeit nicht am Schreibtisch unter Zeitdruck zu sich nimmt.
Wer beim Schreibtisch Organisieren Tipps benötigt, findet hier 3 Hilfestellungen:
Ihr organisierter Schreibtisch: Tipp 1
Für einen organisierten Schreibtisch ist eine strukturierte Arbeitsweise enorm wichtig: Wann mache ich was? Wann beantworte ich E-Mails, bzw. die Post, wann mache ich Ablage? All dies sind Fragen, deren Beantwortung die Grundlage bildet für einen organisierten Schreibtisch.
Hat man ein paar Grundregeln für einen gut organisierten Schreibtisch erst einmal verinnerlicht, ist es ein Leichtes, dauerhaft für Ordnung am Arbeitsplatz zu sorgen.
Herrscht an Ihrem Arbeitsplatz gerade Chaos und Sie wünschen sich einen organisierten Schreibtisch, ist es von großer Bedeutung, dass Sie sich mit dem Gedanken anfreunden, Dinge loszulassen, wegzuwerfen und drastisch zu reduzieren. Wenn Sie im Zuge der Aufräumaktion einen Gegenstand in die Hand nehmen, fragen Sie sich stets, wozu Ihnen dieser noch nutze sein kann. Wenn Sie darauf keine Antwort haben, trennen Sie sich davon! Nicht selten haben Dinge schon lange ihren eigentlichen Zweck erfüllt und nehmen inzwischen nur noch kostbaren Platz weg.
Auf diese Weise sortieren Sie erst einmal vor, was Sie behalten möchten und was entsorgt werden kann. Da diese Aktion ein wenig Zeit in Anspruch nimmt, bietet sich ein Zeitpunkt an, an dem nicht ganz so viel Arbeit anfällt. So können Sie sich der Sache in Ruhe und mit Fokus widmen.
Ihr organisierter Schreibtisch: Tipp 2
Im nächsten Schritt werden Sie etwaiges Büromaterial benötigen. Dieses ist unerlässlich für einen gut organisierten Schreibtisch.
Diverse Ablagefächer, farbige Ordner und Dokumentenboxen, Inhaltsverzeichnisse und Ordnungsmappen sind nur einige hilfreiche Elemente, die Ihnen auf Ihrem Weg zu einem organisierten Schreibtisch helfen werden.
Mithilfe der richtigen Büroorganisation lassen sich die übrig gebliebenen Dokumente und Akten in offene Themen, laufende Vorgänge und abgeschlossene Projekte sortieren. Inhaltsverzeichnisse machen es möglich, mit einem Handgriff sofort den passenden Vorgang parat zu haben.
Allein diese Vorgehensweise hat schon einen erheblichen Einfluss auf einen organisierten Schreibtisch. Keine Papierstapel mehr! Stattdessen ist nun alles fein säuberlich in Ordner abgeheftet und diese in Schränken verstaut. Und Ihre Schreibtischoberfläche damit um ein Vielfaches übersichtlicher. Das macht einen gut organisierten Schreibtisch aus!
Locher, Tacker, Stifte, Büroklammern u. Ä. können platzsparend in einer Schublade verstaut werden. So haben Sie wieder etwas Platz auf dem Schreibtisch gewonnen und alles Benötigte ist trotzdem griffbereit.
Wenn Sie mit viel Papier arbeiten, aber trotzdem einen organisierten Schreibtisch haben möchten, nutzen Sie farbige Ordner und Register. So haben Sie kleine optische Anker, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit eine große Erleichterung sein können.
Legen Sie sich zwei Extrafächer für die Postbearbeitung an (Posteingang und -ausgang) und bewahren Sie häufig genutzte Informationen, die Sie stets einsehen müssen, in Sicht- bzw. Griffweite auf. So ersparen Sie sich langes Suchen oder Überlegen.
Ihr organisierter Schreibtisch: Tipp 3
Vielleicht gehören ja auch Sie zu den Personen, die einen ganzen Stapel an arbeitsbezogener Literatur (Berichte, Magazine, Artikel, usw.) auf Vorrat haben. Aber sind Sie bislang schon dazu gekommen, diese zu lesen? Wenn nicht, dann kann Ihnen vielleicht der folgende Tipp zu einem organisierten Schreibtisch verhelfen: Legen Sie diese Dokumente zentral an einem Ort in Ihrem Büro ab und setzen Sie sich einen festen Termin. Wenn Sie bis zu diesem Tag nicht dazu gekommen sind, etwas davon zu lesen, seien Sie mutig und trennen Sie sich von den 10 ältesten Exemplaren ganz unten in dem Stapel. Was Sie bislang noch nicht gelesen haben, kann dann von so großer Relevanz nicht sein. So wird auch dieser Stapel konsequent kleiner und Sie sind Ihrem Ziel, einen organisierten Schreibtisch zu führen, wieder einen Schritt nähergekommen. Für weitere Beiträge stöbern Sie gerne in unserem digitalen Magazin – nimmt auch garantiert keinen Platz auf dem organisierten Schreibtisch ein!