Büroorganisation: Online Tools für die perfekte Organisation im Büro


Die Digitalisierung greift in immer mehr Lebensbereichen um sich und beeinflusst mittlerweile auch die Büroorganisation. Zahlreiche Online Tools strukturieren den Alltag und verändern die Arbeitsweise von Angestellten und Teams. Unter anderem helfen sie dabei, Ideen festzuhalten und zu teilen und sich im Team auszutauschen. Die Erstellung von Texten wird ebenso online organisiert wie die Terminplanung. Dieser Artikel stellt vier populäre Online Tools vor, die schon heute bei der Büroorganisation zum Einsatz kommen.

Mit Evernote Ideen bei der Büroorganisation festhalten und teilen

Gute Gedanken wollen festgehalten werden. Leider kommt im Arbeitsalltag immer einmal etwas dazwischen und schon ist eine kreative Idee unwiederbringlich verloren. Damit das nicht passiert, gibt es Evernote. Hierbei handelt es sich um ein Online Tool zur Büroorganisation, mit dem Nutzer ihre Gedanken und Ideen schnell und unkompliziert festhalten können. Hierbei ist unerhebl ich, ob es sich um einen einzelnen Gedanken, eine komplette Stichpunktliste oder einen vollständigen Text handelt. Ebenso ist es mit Evernote möglich, Quellen zu sammeln und für eine spätere Verwendung aufzuheben, ohne dass die Schreibtische im Büro überfüllt sind. Beispielsweise können Artikel aus dem Internet ausgeschnitten und als Notiz abgeheftet werden. Falls es bereits Bilder gibt, die zu einem Text passen, lassen diese sich ebenfalls übersichtlich aufbewahren. 

Evernote steht sowohl als klassische Variante als auch als Business Version zur Verfügung. Letztere richtet sich gezielt an Teams, die ihre Büroorganisation optimieren wollen. Die einzelnen Ideen lassen sich hier leicht weiterleiten, sodass Kollegen mühelos an ihrer Umsetzung mitarbeiten können. Die einzelnen Teammitglieder haben die Möglichkeit, via Evernote miteinander zu kommunizieren, was einen zumeist ineffizienten Kontakt per E-Mail überflüßig macht. Außerdem enthält die Business Variante eine Recherche-Funktion. Diese analysiert die vorhandenen Notizen und sucht das Internet nach Inhalten ab, die dazu passen könnten. 


Dank Conceptboard in der Büroorganisation leicht im Team zusammenarbeiten

Teamfähigkeit und die Kooperation einzelner Mitarbeiter sind für eine effiziente Büroorganisation ebenso unerlässlich wie hochwertige Büromöbel. Das Online Tool Conceptboard erleichtert die Zusammenarbeit. Das Tool sammelt für ein Projekt wichtigen Texte, Bilder, Videos und Inhalte, sodass alle Teammitglieder jederzeit leicht Zugriff darauf haben. Über eine Kommentarfunktion ist es allen Beteiligten leicht möglich, Feedback zu geben. Auf diese Weise zeigt sich schnell, ob eine Idee tragfähig ist und ob bestimmte Inhalte weiterverwendet werden sollen.

Grundsätzlich kann Conceptboard für Videokonferenzen eingesetzt werden, in der Regel genügt jedoch der in das Tool integrierte Live-Pointer für die Büroorganisation. Diesen nutzen Teilnehmer, um ihren Kollegen zu zeigen, über welche Inhalte sie gerade sprechen und was ihnen besonders relevant erscheint. Sobald es neue Kommentare gibt oder E-Mails eingegangen sind, erhalten die Nutzer eine Mitteilung. Außerdem gelingt es über Conceptboard einfach, einzelnen Personen oder Teams konkrete Aufgaben zuzuweisen. Hierdurch werden die Arbeit und die Organisation im Büro effizient.
 

EduPad unterstützt die Büroorganisation und gemeinsame Erstellung von Texten

Ein extrem nützliches Online Tool für die Büroorganisation ist EduPad. Hierbei handelt es sich um einen Texteditor, der die gemeinsame Arbeit an Texten ermöglicht. Bis zu 15 Autoren können sich einem Text widmen und Inhalte einfließen lassen. Dank des webbasierten Ansatzes können die Mitarbeiter an nahezu jedem beliebigen Ort der Welt sein und von dort an der Texterstellung mitwirken. Das Tool bietet die Möglichkeit, einzelne Arbeitsbereiche zu erstellen, damit alle Beteiligten an ihren jeweiligen Aufgaben arbeiten können. Alle anderen sehen jederzeit, woran die anderen Teammitglieder arbeiten, wodurch Kooperationen und Unterstützungen bei der Büroorganisation kein Problem darstellen.

Damit die einzelnen Beiträge klar voneinander unterscheidbar sind, arbeiten die Autoren mit jeweils eigenen Farben. Insgesamt bietet das Tool für die Büroorganisation 32 Farbnuancen. Sämtliche Zwischenergebnisse werden übersichtlich gespeichert und es ist sekundengenau ersichtlich, wann welche Änderungen vorgenommen wurden. Nach Fertigstellung des Textes können individuelle Markierungen und Kommentare leicht entfernt werden, sodass das fertige Produkt weiterverwendet werden kann. Das ist sowohl im HTML-Format als auch als Word- und PDF-Dokument möglich. 


Doodle optimiert die Terminplanung und Büroorganisation

Doodle ist ein Online Tool zur Büroorganisation, das schon seit längerer Zeit von vielen Firmen genutzt wird. Hierüber ist es leicht möglich, Termine zu vereinbaren. Je mehr Menschen an einem Projekt mitwirken, desto schwieriger ist es, dieses zu koordinieren. Das gilt für außerplanmäßige Teammeetings ebenso wie für Präsentationen und Besprechungen. Ein großer Vorteil von Doodle ist, dass es einfach und intuitiv bedienbar ist und die Büroorganisation somit optimiert.

Bei der Terminfindung erstellt ein Nutzer eine Doodle-Liste und gibt einige mögliche Termine an. Alle Gruppenmitglieder haben nun die Möglichkeit, bei einzelnen Terminen Haken zu setzen und hierdurch zu zeigen, dass sie an dem jeweiligen Datum Zeit hätten. Außerdem gibt es eine Kommentarfunktion. Wer sich für die kostenpflichtige Variante entscheidet, bekommt für die Büroorganisation zusätzlich SSL-Verschlüsselungen und die Möglichkeit geboten, Doodle-Listen mit dem Kalender zu verknüpfen. Ein weiterer Vorteil dieser Version besteht darin, dass sie werbefrei ist.

Fazit zur Büroorganisation

Die Digitalisierung ist aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Deswegen setzen immer mehr Betriebe auf Online Tools für die Büroorganisation. Vor allem bei der Terminplanung und dem Arbeiten im Team leisten solche digitalen Werkzeuge gute Dienste. Außerdem helfen sie dabei, Ideen und Quellen zu sammeln und gemeinsam an Texten zu arbeiten. Mitarbeiter gewinnen hierdurch eine größtmögliche Flexibilität und können von überall arbeiten. Das macht die Büroorganisation effizient und beschleunigt Entscheidungsfindungsprozesse.