Desk-Sharing – Bürokonzept der Zukunft?

Ist der „Desk Sharing“-Trend auch für meine Firma das Passende?

Von den richtungsweisenden und marktbestimmenden Unternehmen im Silicon Valley bahnen sich Trends immer wieder ihren Weg zu den Unternehmen in Deutschland. Das Desk Sharing ist ein solcher Trend und mittlerweile fester Bestandteil der Arbeitsalltags bei der Lufthansa, bei Siemens und weiteren großen Konzernen.

Auch Sie überlegen, diese Form der Arbeitsplatzgestaltung in Ihr Unternehmen zu integrieren, sind sich aber unsicher, ob dies die richtige Lösung für Ihre Mitarbeiter ist? Dann sollten Sie weiterlesen! Im folgenden Artikel verschaffen Sie sich einen Überblick über die Vor- und Nachteile des neusten Trends, der seine Wurzeln bei Google, Facebook und Co. hat.

Desk Sharing – was ist das eigentlich?

Desk Sharing wird auch als Hot Desking bezeichnet. Das übergeordnete Ziel besteht darin, die Flexibilität bei der Arbeit bzw. in den Arbeitsabläufen zu erhöhen. Hierzu arbeitet das Personal nicht mehr an festen Plätzen, sondern da, wo gerade ein Schreibtisch frei ist.

Obwohl sich der Trend erst nach und nach seinen Weg nach Europa bahnt, ist die dem Desk Sharing zugrundeliegende Idee übrigens längst keine bahnbrechende Erfindung des 21. Jahrhunderts. Schon um 1980 erfanden Matrosen nämlich das sogenannte Hot Bunking: Aus Platzgründen teilte man sich an Bord ein Bett – während ein Matrose arbeitete, durfte der andere schlafen.

Merke: Beim Desk Sharing darf ein Schreibtisch nur so lange besetzt werden, so lange auch an ihm gearbeitet wird. Geht ein Angestellter in die Pause o.Ä., ist der Platz für den nächsten Mitarbeiter zu räumen.

Diese Vorteile bietet der “geteilte Schreibtisch“

Die Vorteile, die die spezielle Organisationsform bietet, lassen sich auf drei Bereiche aufteilen:

  • für die Chefetage
  • für die Firma
  • für die Angestellten

Die Führungskräfte profitieren insofern vom Desk Sharing, dass sie von dem Konzept nicht ausgeschlossen sind. Soll heißen: Auch die Vorgesetzten müssen sich in den frühen Morgenstunden um einen Arbeitsplatz bemühen. Klingt nicht gerade wie ein Vorteil? Ist es aber! Dadurch werden nämlich die Hierarchien in der Firma abgeflacht, was das Miteinander im Team fördert. Durch das Desk Sharing nehmen die Angestellten die Führungskraft also als einen von ihnen wahr, was die Mitarbeiterzufriedenheit ungemein steigert.

Ein weiterer Vorteil auf dieser Ebene ist, dass Führungskräfte dazu bewegt werden, ihre etablierten und zum Teil festgefahrenen Strukturen zu überdenken.

Desk Sharing für Kosteneinsparungen und eine Imageaufwertung

Das Unternehmen profitiert von dieser speziellen Arbeitsplatzgestaltung, indem die Kosten stark reduziert werden. Es fallen beispielsweise keine Kosten für zusätzliche Büroräume (z.B. für die Führungskräfte) oder Trennwände im Großrumbüro an. Letztere würden dem Konzept des Desk Sharings nämlich zuwiderlaufen. Schließlich zielt die Methode auch darauf ab, den kreativen Austausch unter den Angestellten zu fördern.

Des Weiteren sparen Firmen durch das Hot Desking eine Menge Platz. Und derjenige, der das Konzept in die Unternehmensstrukturen einbindet, pflegt das Image seines Betriebs: Immer mehr und vor allem junge Menschen wollen in einer innovativen Firma arbeiten, die flexible Arbeitskonzepte anwendet.

Das bedeutet Desk Sharing für das Personal

Die Mitarbeiter sind der Teil des Unternehmens, der am meisten vom Desk Sharing profitiert oder zumindest am meisten profitieren sollte:

  • Die wechselnden Arbeitsplätze lassen Eintönigkeit der Vergangenheit angehören, was die Motivation deutlich steigert.
  • Einzelne Mitarbeiter können sich um Rat fragen und profitieren gegenseitig von ihrem Wissen.
  • Man weiß zu Beginn eines Tages nie, neben wem man sitzen wird. Um sich auf seinen Tischnachbarn einzustellen, muss man flexibel sein und ein gewisses Maß an Empathie aufweisen.
  • Wenn nicht mehr das gesamte Team, sondern nur zwei Personen auf einmal reden, erhöht das den Informationsfluss unter den Parteien, was sich positiv auf die Produktivität des Einzelnen auswirkt.

Hinweis: Auch, wenn sich diese Vorteile auf die Mitarbeiter beziehen, profitiert letzten Endes natürlich auch die Firma von diesen Vorteilen des Desk Sharings.

Die Rückseite der Medaille

So wie alle Dinge im (Arbeits-) Leben hat auch das Desk Sharing nicht nur Vorteile:

  • Produktivität: Diejenigen Mitarbeiter, die sich zufällig an zwei Tischen gegenübersitzen, können sich gegenseitig stören. Außerdem kann die Produktivität leiden, da der Tag stets damit beginnt, dass sich jeder einen Arbeitsplatz suchen muss. Anschließend heißt es, Laptop aufbauen, Unterlagen aus der Tasche holen und anfangen zu arbeiten. In der Mittagspause muss dann wieder alles abgebaut werden und nach der Auszeit fängt das Prozedere von vorne an.
  • Routine: Viele Angestellte werden den wechselnden Arbeitsplatz zu schätzen wissen. Es gibt aber auch Personen, bei denen das Desk Sharing zu Unruhe und Unsicherheit führen kann: Wer sich jeden Morgen darauf konzentrieren muss, einen Arbeitsplatz zu finden kann seinen anderen Tätigkeiten möglicherweise nicht mehr mit voller Kraft nachgehen. Als Arbeitgeber müssen Sie diese Tatsache berücksichtigen und abwägen, welche “Personengruppe“ in Ihrem Betrieb überwiegt.
  • Teambuilding: Das Desk Sharing soll den Austausch und den Kontakt unter dem Personal fördern. Allerdings könnten sich einzelne Mitarbeiter auch ausgeschlossen und zurückgedrängt fühlen. Gehen die besten Arbeitsplätze zudem immer an dieselben Angestellten, können im Büro auf langfristige Sicht Konflikte und Spannungen entstehen.

Wie gezeigt, hat das Desk Sharing viele Vor-, aber auch einige Nachteile. Für weitere Informationen zu dem Thema nehmen Sie gerne Kontakt zum Team von Büromöbel Blitz auf!

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