Das Desk Sharing hat in sich in den letzten Jahren sowohl in der nationalen als auch der internationalen Arbeitswelt als neues Konzept der Arbeitsplatzverteilung durchgesetzt. Durch Shared Desks können Ressourcen in Büroräumen optimal genutzt werden, was vor allen Dingen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mehr Flexibilität bedeutet.
Desk Sharing ist ein Konzept, bei welchem jedoch bestimmte Regeln befolgt werden müssen. Wir stellen Ihnen das Desk Sharing am Arbeitsplatz vor, ergründen die Vor-und Nachteile des Konzepts und erklären Ihnen die Regeln für erfolgreiche, flexible Büroarbeitsplätze.
Desk Sharing – was ist das eigentlich?
Shared Desks, oder auch als Desk-Sharing-Konzept bekannt, beschreibt die offene Wahl der bestehenden Arbeitsplätze in Büroräumen. Jeden Tag können Angestellte frei wählen, von welchem Schreibtisch aus sie arbeiten wollen.
Desk Sharing ist ein innovatives und pragmatisches Konzept. Da aufgrund von Home Office, Urlaub, Krankheit oder Außendienst in den seltensten Fällen alle Mitarbeitenden eines Unternehmens im Office sind, sind in der Regel auch wenige Bürotische ausreichend, um allen Anwesenden einen Arbeitsplatz zu stellen.
Um sich am Arbeitsplatz für die Shared Arbeitsplätze anzumelden, werden häufig Desk-Sharing-Softwares oder Apps verwendet. In diesen können die Mitarbeitenden sich für einen freien Platz einbuchen und abgleichen, an welchen Tischen sich Kolleginnen und Kollegen für den jeweiligen Tag befinden.
Desk Sharing – Erklärung der unterschiedlichen Formen
Beim Desk Sharing können unterschiedliche Formen etabliert werden. Einer dieser Formen ist das sogenannte Hot Desking. Beim Hot Desking ist keinem Mitarbeitenden ein fester Tisch zugewiesen. Stattdessen entscheiden sich die Angestellten für einen freien Tisch, ganz nach dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“.
Shared Desks in Kombination mit Home Office ist besonders für kleinere Unternehmen eine Option, Kosten zu sparen. Hierbei ist die Schreibtischzahl im Büro auf ein Minimum gehalten, sodass nicht alle nicht alle Mitarbeitenden zur selben Zeit im Büro anwesend sein können. Die offenen Optionen erlauben dadurch den Angestellten, das Privat- und Arbeitsleben flexibler zu gestalten, was im Rückschluss die Work-Life-Balance fördert.
Das Activity-Based Working ist eine Form des Desk Sharings, bei welcher die Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz aufgrund der aktuellen Aufgaben auswählen. Hierbei werden die Schreibtische in Zonen aufgeteilt, in welcher die Betriebseinrichtung optimal auf das derzeitige Projekt angepasst ist. Umfasst der aktuelle Auftrag enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, so werden große Besprechungstische gestellt. Bei intensiver Einzelarbeit bietet das ABW Drehstühle mit Bewegungselemente und angepasste Tische, die auch lange Arbeiten komfortabel machen.
Desk Sharing- die Vor-und Nachteile des Konzepts
Das Desk Sharing hat wie alle Methoden zum Arbeiten seine Vor- und Nachteile. Besonders hervorgehoben werden muss hierbei das hohe Maß an Digitalisierung sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die das Konzept Ihnen für Ihr Unternehmen bietet.
Desk Sharing: Die Vorteile
Neben dem hohen Maß an flexibler Arbeitsplatzoptionen bietet das Desk Sharing Ihnen weitere Vorteile:
- Ressourcennutzung: Durch die begrenzte Anzahl an Schreibtischen, die im Vorfeld via App oder Software gebucht werden müssen, stehen die Arbeitsplätze nicht ungenutzt leer.
- Flexibilität: Mitarbeitende entscheiden selbst, basierend auf ihrer Tagesplanung, ob und wann sie vom Büro aus arbeiten. Das stärkt das Employer Branding und ist besonders für junge Menschen überaus attraktiv.
- Gleiche Bedingungen für alle: Bei zugeteilten Arbeitsplätzen kann zwischen Mitarbeitenden häufig zu Konkurrenzkämpfen können, da Person A beispielsweise den Schreibtisch am Fenster besitzt, den Person B aber gerne hätte. Beim Desk Sharing hat jeder Angestellte die gleichen Ansprüche und Bedingungen, was die Hierarchien abflacht und das Miteinander stärkt.
- Neue Menschen kennenlernen: Durch das Einbuchen an verschiedenen Plätzen im Desk Sharing entsteht die Möglichkeit, mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Spezialisierungen Kontakt zu knüpfen. So entstehen neue Beziehungen und alternative Sichtweisen werden eröffnet.
Desk Sharing: Die Nachteile
Neben den Vorteilen stellt das Desk Sharing Unternehmen auch vor neue Herausforderungen, um das Konzept optimal zu etablieren:
- Stressfaktor: Für einige Mitarbeitenden kann es sich negativ auf das Stresslevel auswirken, den Arbeitsplatz täglich neu anmelden zu müssen. Zudem kann es dazu kommen, dass man sich bei Kolleginnen oder Kollegen einbuchen muss, mit welchen man weniger gut zusammenarbeiten kann.
- Barrierefreiheit: Ist ein Mitarbeitender körperlich eingeschränkt, muss diesem beim Desk Sharing trotzdem ermöglicht werden, jeden Schreibtisch ohne Einschränkungen buchen zu können, um die Gleichberechtigung zu gewährleisten
- Personalisierung: Da Schreibtische nicht zugeordnet sind, ist die Personalisierung des Arbeitsplatzes nicht mehr möglich. Beim Desk Sharing ist der Schreibtisch gleichzeitig ein Clean Desk, sodass Fotos, Snacks oder der Lieblingskugelschreiber keinen Platz an dem flexiblen Arbeitsplatz finden können.
Desk Sharing: Regeln für die erfolgreiche Umsetzung
Damit flexible Büroarbeitsplätze in der Praxis so gut wie in der Theorie funktionieren, müssen sich Unternehmen und Mitarbeitende an einige Regeln halten, um die Funktionalität zu gewährleisten:
- Etablierung der Clean-Desk-Policy: Mitarbeitende müssen sich daranhalten, dass keine persönlichen Gegenstände am Arbeitsplatz zurückgelassen werden.
- Sauberkeit: Die Angestellten verpflichten sich, Kaffeetassen, Stifte und Geschirr nach der Arbeitszeit wegzuräumen und den Tisch gegebenenfalls nach Nutzung zu reinigen.
- Anmeldung: Die Mitarbeitenden melden sich für den Schreibtisch ihrer Wahl im Vorfeld an und besetzen diesen nicht ohne Anmeldung.
- Gleiche Ausstattung: Der Arbeitgeber garantiert, dass an allen Schreibtischen die gleichen Bedingungen gelten. Das umfasst die technische Ausstattung sowie die Zugänglichkeit zum Arbeitsplatz.
- Datenschutz: Der Arbeitgeber stellt sicher, dass die Daten der Mitarbeitenden und des Kundenstamms gemäß des Datenschutzes im Unternehmen geschützt werden, sodass Unbefugte keinen Zugriff erlangen können. So müssen die Mitarbeitenden beispielsweise darauf achten, Bildschirme beim Verlassen zu sperren und sensible Unterlagen nicht unbeaufsichtigt zurückzulassen.
Desk Sharing als Konzept für Ihr Unternehmen
Desk Sharing, ein modernes Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben, sondern flexible Arbeitsplätze nutzen, bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Die Vorteile umfassen eine bessere Raumausnutzung, Kosteneinsparungen und die Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit.
Zudem ermöglichen Shared Arbeitsplätze eine flexiblere Arbeitsweise und unterstützt die Work-Life-Balance. Allerdings können Nachteile wie mangelnde Privatsphäre, potenzielle Ablenkungen und Schwierigkeiten bei der persönlichen Organisation auftreten. Eine erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung, klare Regeln und unterstützende Technologien, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.