Bei der täglichen Arbeit spielt der Datenschutz im Unternehmen eine große Rolle. Personenbezogene Daten sind dementsprechend zu schützen. Immer wieder ist aus den Medien zu lesen, dass einfache Sicherheitslücken gesamte Bürokomplexe lahmgelegt haben und sensible Daten verloren gingen. Deshalb stellen wir in dem folgenden Beitrag aus unserem Magazin die wichtigsten Maßnahmen für den Datenschutz im Unternehmen zusammen.
Das Wichtigste zum Datenschutz im Unternehmen
Zu den einfachsten Maßnahmen gehört ein Computer, der durch ein Passwort geschützt ist. So haben Unbefugte keinen Zugriff auf die Informationen und Daten eines Mitarbeiters. Das ist aber nur ein Teil der Maßnahmen zum Datenschutz im Unternehmen. Die Arbeitgeber selbst sind für die weiterführenden Schritte verantwortlich.
Der Datenschutz im Büro fällt in den Zuständigkeitsbereich des Datenschutzes am Arbeitsplatz. Zum einen sind technische Maßnahmen zu ergreifen. Zum anderen ist jeder Beschäftigte mit dem richtigen Verhalten am Arbeitsplatz angehalten, die Datenschutzregeln zu beachten und sich selbst sowie die sensiblen Daten des Unternehmens zu schützen.
Höchste Priorität haben der Datenschutz im Unternehmen und die Datensicherheit im Büro, wenn sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. Laut der aktuellen EU-Datenschutzverordnung werden Verstöße mit Strafgeldern von bis zu 20 Millionen Euro geahndet. An dieser Stelle sei deutlich vermerkt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!
Wieso ist der Datenschutz im Unternehmen so wichtig?
Sanktionen, die bei Verstößen gegen den Datenschutz einem Unternehmen drohen, haben in den letzten Jahren die Sensibilität in diesem Themenbereich deutlich verstärkt. Aus vielerlei Gründen sollten der persönliche und der Datenschutz im Unternehmen selbstverständlich sein. Wer möchte schon Firmeninterna bei der Konkurrenz oder in anderen Händen wissen? Nicht zu vernachlässigen ist der Imageverlust, wenn die Daten von Kunden oder Partnern in fremde Hände geraten.
Was ist beim Datenschutz im Unternehmen zu beachten?
Es gibt ein paar Grundregeln, an die sich die Arbeitnehmer problemlos halten können. Zunächst einmal bestimmen Sie selbst ein sicheres Passwort für den PC, das Sie niemals auf einen Zettel schreiben, der am Arbeitsplatz liegt. Der Datenschutz im Unternehmen besagt: Wer sich auch nur kurz von seinem eigenen Schreibtisch entfernt, sollte seinen Computer sperren. Eine Entsperrung des PCs funktioniert nur mit dem Passwort und nicht mit einer x-beliebigen Tastenkombination. Personenbezogene Daten dürfen niemals von anderen Personen einsehbar sein. Nach der Bearbeitung sind diese in einem Aktenschrank wegzuschließen.
Was können Unternehmen für den Datenschutz tun?
Fehlkopien, Fehldrucke oder Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen und worauf personenbezogene Daten enthalten sind, sollten Sie sorgsam entsorgen und nicht einfach in den Papierkorb werfen. Vorher gilt es, alle Dokumente zu schreddern. Das Büro sollte aus datenschutzrechtlichen Gründen beim Verlassen immer abgeschlossen werden. Im Büro sollten sichere Möbelstücke zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel abschließbare Schränke. Aus Sicherheitsgründen sollten die Schränke nicht beschriftet. So würde man es Unbefugten noch einfacher machen, zielsicher die Dokumente und Daten zu bekommen, die sie suchen.
Eine der wichtigsten Maßnahmen zum Datenschutz im Unternehmen setzen direkt beim Mitarbeiter und bei der Trennung von dem Privatleben und der Arbeit an. Es ist ein absolutes No-Go, den PC am Arbeitsplatz für private E-Mails oder soziale Medien zu nutzen. Untersagt ist das Verwenden von privaten Daten und der entsprechenden Software. Die Geräte und Datenträger sollten auch nicht angeschlossen werden. All dies ist ein offenes Tor für Hacker, die sich darüber Zugriff auf die sensiblen Unternehmensdaten verschaffen.
Checkliste zum Datenschutz im Unternehmen
Konkrete Informationen zum Datenschutz im Unternehmen liefert das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG. Darin enthalten sind alle geltenden Vorschriften für die offiziellen und öffentlichen Stellen. Außerdem finden Sie konkrete Informationen zum Datenschutz im Unternehmen für nicht öffentliche Einrichtungen. Das BDSG greift, sobald Sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Auch wenn es einer großen Herausforderung, mit entsprechend hohem personellen und technischen Aufwand gleichkommt, einen funktionierenden Datenschutz im Unternehmen durchzusetzen, machen diese Maßnahmen Ihr Unternehmen vertrauenswürdiger für neue Kunden. Ein Nutzer wird nur mit einem Unternehmen zusammenarbeiten oder bei einem Händler kaufen, wenn er oder sie sich in sicheren und guten Händen fühlen.
- Gemäß Datenschutz im Unternehmen müssen alle Daten vor Datenmissbrauch geschützt werden. Dazu gilt es die Hardware und Software auf den neuesten Stand zu bringen.
- Stimmen die Betroffenen der Zweckbindung zu, ist eine Datenerhebung und Verarbeitung sowie Nutzung zu werblichen Zwecken erlaubt.
- Für die Verarbeitung und Erhebung persönlicher Daten bedarf es der Einwilligung der Betroffenen. Das geht aus der aktuellen EU-Datenschutzgrundverordnung hervor.
- In jedem Unternehmen gibt es einen Datenschutzbeauftragten. Dieser ist immer dann notwendig, wenn über neun Personen mit der Datenverarbeitung, Nutzung und Ergebung beauftragt sind.
- Bei einer Anonymisierung personenbezogener Daten müssen diese an einem externen Platz gespeichert werden.
- Es ist zwingend erforderlich, veraltete, falsche oder verjährte Informationen zu berichtigen, zu löschen und an einem zugangs-sicheren Platz zu speichern.
Bei Fragen zu unseren Produkten, wie beispielsweise Büromöbel, Empfangsmöbel oder zur optimalen Betriebseinrichtung schreiben Sie uns eine E-Mail an Info@bueromoebel-blitz.de oder rufen Sie uns an. Die Kollegen aus der Hotline stehen Ihnen unter 0800 / 112 030 80 zur Verfügung.