Smart Office – Diese Vorteile stecken hinter den Trend


Im Digitalisierungszeitalter sind smarte Lösungen gefragter denn je. Erfreuen sie sich im häuslichen Umfeld schon lange größter Beliebtheit, halten sie nun auch in modernen Büros Einzug und bringen sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen vielerlei Mehrwert. Das sogenannte Smart Office (übersetzt: cleveres/ intelligentes Büro) kann in vielen Bereichen für eine erhebliche Vereinfachung, mehr Wohlbefinden und Komfort im Arbeitsumfeld sorgen.

Insbesondere junge Arbeitnehmer sind der Digitalisierung gegenüber sehr offen und wünschen sich einen moderneren Arbeitsplatz, der sich individuell gestalten lässt. Das Büro von heute tut daher gut daran, wenn es sich reaktionsschnell und flexibel den persönlichen Bedürfnissen der Angestellten anpassen kann. Das Smart Office mit seinen innovativen Technologien kommt genau diesem Trend nach.

Was ist ein Smart Office überhaupt?

Ein Smart Office verfügt über eine gute, clever genutzte digitale Infrastruktur. Sinnvoll integrierte Funktionen sind innerhalb des Büros miteinander verbunden und bieten einen signifikanten Mehrwert. Ein klassisches Beispiel hierfür ist das optimal aufeinander abgestimmte Zusammenspiel von Klimaanlage, Heizung und Belüftung in Kombination mit elektrisch betriebenen Jalousien. Das automatische Interagieren dieser vier Komponenten sorgt für die bestmögliche Raumtemperatur und Sauerstoffzufuhr, ohne dass der Mensch hierfür noch aktiv eingreifen muss.

Dies ist nur eins von vielen Beispielen, welches den Vorteil eines Smart Office deutlich macht. Technische Raffinessen dieser Art lassen es zu, dass viel intensiver auf die Beschäftigten und deren individuellen Bedürfnisse eingegangen werden kann. Ein Smart Office kann vielschichtige Ausprägungen haben und nicht alle Möglichkeiten sind immer zwingend notwendig. Hier sollte auf jeden Fall vorab geschaut werden, welche digitalen Funktionen im Einzelfall sinnvoll sind. Was aber alle Büros betrifft und einen immer höheren Stellenwert einnimmt, ist das Thema Sicherheit.

Sie spielt in einem Smart Office eine besonders große Rolle. Ein Sicherheitskonzept, welches nach smarten Lösungen konzipiert wurde, kann sich bspw. darin äußern, dass Rauch- und Wassermelder im Ernstfall eigenständig einen Alarm auslösen, die Feuerwehr informieren und Türen im Notfall automatisch verriegelt werden. Auch hier läuft jeder Schritt automatisiert ab und es ist kein manuelles Eingreifen mehr erforderlich. Darüber hinaus gibt es inzwischen auch schon spezielle Gesichtserkennungssoftwares, die unbefugten Personen den Eintritt ins Büro verwehren.

Ergänzend dazu kann ein Smart Office anhand von Sensoren auch erkennen, wann der letzte Mitarbeiter am Ende des Tages das Büro verlassen hat und entsprechend die Türen automatisch verriegeln.

Aber auch smarte Büromöbel wie ein elektrisch verstellbarer Schreibtisch machen einen guten Anfang fürs Smart Office.

Vorteile von einem Smart Office im Überblick

Die oben aufgeführten Beispiele sind nur ein kleiner Auszug von dem, was ein Smart Office alles bieten kann. Doch warum genau sollte man jetzt auf intelligente, digitale Lösungen setzen? Dazu gibt es einmal die Vorteile im Überblick.

Ein Smart Office kann…

  • die Sicherheit erhöhen
  • die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern
  • die Kreativität fördern
  • die Flexibilität erhöhen
  • die Kommunikation und Mitarbeit optimieren
  • das Wohlbefinden steigern
  • das Arbeitsumfeld attraktiver gestalten
  • Prozesse verschlanken und vereinfachen (Bsp.: Arbeitsplatzbuchung per App)
  • für mehr Komfort sorgen (Bsp.: Automatische Regelung der Raumtemperatur)
  • eine Kosteneinsparung bewirken (Bsp.: Energiekosten)
  • die Umweltbilanz des Unternehmens aufwerten
  • den Büroalltag insgesamt einfacher, angenehmer und effizienter gestalten
  • die Leistungsfähigkeit und Effizienz der Beschäftigten steigern
  • die Gesundheit schützen (Bsp. in Bezug auf Corona-Pandemie: Bewegungssensoren erkennen, wenn sich zu viele Personen in einem Raum aufhalten)
  • eine Zeitersparnis bewirken.

Wie Sie sehen, bringt ein Smart Office also eine Menge an Vorteilen mit sich, die auch nicht von der Hand zu weisen sind. Wo Licht ist, ist aber natürlich auch immer Schatten, darum sei an dieser Stelle auch ein Punkt erwähnt, der als Nachteil gewertet werden kann.

Um all die smarten Optionen optimal nutzen zu können, sind oftmals eine Fülle an Sensoren in den Büroräumen erforderlich, die viele Daten, insbesondere von den Angestellten, sammeln. Hier ist es sehr wichtig, dass Transparenz herrscht und die MitarbeiterInnen am besten schon bei der Planung des Smart Office mit einbezogen und darüber entsprechend informiert werden. Das Personal sollte am besten eine Mitbestimmung haben, was von ihnen für Informationen gesammelt werden. Natürlich sollten sie auch sagen dürfen, wenn sie mit der Erfassung Ihrer Daten nicht einverstanden sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Smart Office eine tolle Optimierung des Büros darstellen kann. Welche digitalen Lösungen im Einzelfall Sinn ergeben, lässt sich nicht pauschal sagen. Wenn Sie gerade vor der Entscheidung stehen, smarte Funktionen in Ihr Büro zu integrieren, lassen Sie sich am besten fachmännisch beraten. So erhalten Sie eine perfekt auf Sie abgestimmte Lösung für Ihr ganz individuelles Smart Office.

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