Im Büro und am Schreibtisch gibt es verschiedene Typen von Menschen, das wird jeder, der einmal in einem solchen Umfeld gearbeitet hat, bestätigen können. Bei einigen Personen kann die Ordnung gar nicht groß genug geschrieben werden und jede Ablage wird mit entsprechenden Beschriftungen akribisch markiert und durchgeplant. Das komplette Gegenteil davon ist das absolute Chaos, zumindest auf den ersten Blick. Es wird zwar oft behauptet, dass ein gewisses System hinter den vielen Haufen aus Aktenordnern und Arbeitsmaterialien steckt – und stellenweise trifft das in limitierter Form sogar zu – allerdings ist und bleibt es besonders für Außenstehende ein unüberschaubares Chaos. Beide Extreme gibt es und häufig wäre ein Mittelweg im Verhältnis von Nutzen und Aufwand eine gelungene Alternative.
Daher möchten wir Ihnen einige Tipps und Ratschläge zum Thema Schreibtisch-Organisation bieten, damit Sie bald die zu Ihnen passende Alternative nutzen können.
Ein Schreibtisch mit der passenden Organisation bietet einige Vorteile im Arbeitsalltag
Prinzipiell überwiegen die Vorteile einer guten Schreibtisch-Organisation, da auf der Seite der Nachteile nur eine gewisse anfängliche Anstrengung und immer wiederkehrender Zeitaufwand stehen, wenn es um das Aufrechterhalten der Schreibtisch-Organisation geht. Allerdings ist die gesparte Zeit durch die Schreibtisch-Organisation bei den Vorteilen ganz oben auf der Liste und negiert diesen Faktor folglich ohnehin. Hat alles einen vorgesehenen Platz, so ist sowohl das Einsortieren von Akten und anderen Dokumenten schnell geschehen, doch auch das Wiederfinden nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch. Wird diese eingesparte Zeit in der Folge aufaddiert, kommen schnell einige Minuten am Tag zusammen, die in keinem Verhältnis zum anfänglichen Aufwand der Schreibtisch-Organisation stehen. Gleiches gilt auch für täglich genutzte Arbeitsmaterialien wie Stifte, Scheren, Taschenrechner oder sogar Computer.
Weitere Vorteile sind weniger messbar, dafür allerdings nach einiger Zeit spürbar. So kann ganz einfach über längere Zeiträume konzentriert gearbeitet werden, wenn kleine Prozesse automatisiert werden. Greifen Sie beispielsweise fast schon intuitiv nach den richtigen Akten und müssen nicht erst überlegen, wo diese denn abgelegt wurden, spart das nicht nur Zeit, sondern hilft dem Arbeitsfluss. Gleichzeitig ist das Arbeiten einfacher. Es ist mehr Platz auf dem Schreibtisch vorhanden und die Bewegungsfreiheit wird unterstützt. Komplexe Arbeiten lassen sich dadurch besser durchführen und erneute Zeitersparnisse und eine erhöhte Produktivität sind die Folgen. Gepaart mit einem guten Außeneindruck auf Kollegen und auch Kunden, ist die Schreibtisch-Organisation also ein weitläufiges Feld mit vielen Vorteilen.
Zusätzliche, organisierte Ablagen können die Schreibtisch-Organisation erleichtern
Damit der Schreibtisch organisiert ist, spielen natürlich viele Faktoren mit ein. Einerseits ist die Größe des Schreibtisches wichtig. Ein gutes Mittelmaß spielt, wenn hier die Größe überhaupt variiert werden kann, eine Rolle. So soll das Büro weder zu überfüllt wirken und nur aus Schreibtisch bestehen, gleichzeitig ist aber auch ausreichender Platz wichtig. Wie dieser Platz dann durch zusätzliche Aufbauten und Ablageflächen ergänzt wird, ist für die Schreibtisch-Organisation zentral. Mit Hilfe kleiner Ablagen für Akten werden die täglich gebrauchten Akten beispielsweise gut erreichbar, doch auch Briefe können hierüber gut verwaltet werden. Große Aktenarchive wiederum sollten sich gar nicht erst auf dem Schreibtisch befinden, sondern beispielsweise in Aktenschränken. Dem benötigten Arbeitsmaterial einen festen Platz zuzuordnen ist ebenfalls von Bedeutung und kann die genannten Vorteile bringen. Auch hierfür gibt es kleine Organisationshilfen für den Schreibtisch, die oft das Leben vereinfachen.
Ein gewisses System ist eine echte Hilfe in der Schreibtisch-Organisation
Wie auch im vorherigen Kapitel möchten wir Ihnen gar nicht sagen, welche Lösung für die Schreibtisch-Organisation für Sie die Richtige ist – denn das ist stets höchst individuell. Vielmehr geht es darum, einige Tipps und Hinweise zu geben, welche die täglichen Abläufe erleichtern könnten. Ein Beispiel hierfür ist das Führen von Notizen, die als eine Art System der Selbstorganisation dienen können. Klassische Notizzettel, moderne computergestützte Lösungen oder das gute alte Whiteboard können helfen. Termine können zum Beispiel in einen Kalender aufgenommen werden, sodass die Notizen für andere wichtige Denkanstöße frei bleiben.
Und auch ein generelles, regelmäßiges Entrümpeln des Schreibtisches ist immer eine gute Idee. So ist der benötigte Platz vorhanden und Sie müssen sich keine Sorgen darum machen, unnötig Platz zu verschwenden. Gleiches gilt beispielsweise auch für Dekorationsgegenstände. Natürlich sind Familienfotos oder kleine Pflanzen für die seelische Gesundheit von Bedeutung, damit den Schreibtisch zuzustellen schadet aber den Arbeitsabläufen und verschlechtert die Organisation des Schreibtisches. Fensterbänke und die Wände sind daher als Alternativen hierfür hervorragend geeignet.
An den richtigen Büromöbeln führt bei der Schreibtisch-Organisation kein Weg vorbei
Damit viele dieser kleineren Kniffe optimal umgesetzt werden können, führt häufig kein Weg an den richtigen Büromöbeln für die Schreibtischorganisation vorbei. Sei es der Schreibtisch selbst oder ein Schreibtischstuhl mit effizienten Rollen, der das schnelle Bewegen im Büro unterstützt – die Möglichkeiten sind vielfältig. Bis hin zu kleinerer Büroausstattung finden Sie daher bei Büromöbel-Blitz entsprechende Angebote und können sich Ihr Büro ganz individuell einrichten und somit optimale Arbeitsbedingungen schaffen. Der problemlosen und fehlerfreien Schreibtisch-Organisation steht daher nichts mehr im Wege.