Sowohl im Privaten als auch im beruflichen Bereich scheinen die meisten nun wirklich endlich im 21. Jahrhundert angekommen zu sein. Die digitalen Möglichkeiten nehmen täglich zu: Was vor einigen Jahren noch nicht vorstellbar war, ist heute in vielen Momenten die Realität.
In diesem Beitrag stellen wir von Büromöbel Blitz Ihnen vor, wie ein papierloses Büro eingerichtet werden kann. Dabei wird sich auch mit der Frage beschäftigt, ob ein Büro ohne Papier überhaupt Sinn macht.
Digitales Büro – was ist das?
Die Bedeutung der Begriffe „papierloses Büro“ oder „digitales Büro“ erscheint naheliegend, aber sollte trotzdem einmal näher eingekreist werden. In der heutigen Zeit, in der sich in jedem Büro mindestens ein Computer befindet, wird Papier immer unnötiger. Selbstverständlich kann jedes Dokument ausgedruckt und in einem Ordner abgeheftet werden. Aber wäre es nicht viel leichter, all diese wichtigen Dokumente in eine digitale Datenbank einzuspeisen? Auf diese Weise können alle befugten Personen auf die Informationen zugreifen, während sie für unbefugte Menschen verschlossen bleiben. Eine solche Datenbank ist nicht mehr an einen bestimmten Ort, beispielsweise das Bürogebäude, gebunden. Sie kommt ganz ohne Papier aus und kann von verschiedenen Endgeräten bedient werden. Ein papierloses Büro bringt einige überaus wertvolle Vorteile mit sich, ist jedoch auch mit einigen Risiken verbunden.
Papierloses Büro: alle Vorteile auf einen Blick
Wenn ein herkömmliches Büro in ein papierloses Büro umfunktioniert wird, dann entsteht plötzlich sehr viel Platz. All die Regale und Schränke, die unter der Last verstaubter Dokumente beinahe zu zerbrechen drohten, werden nicht mehr benötigt. Auch aus Sicht der Nachhaltigkeit ist ein papierloses Büro von Vorteil. Der Drucker bleibt in Zukunft aus, was äußerst umweltschonend ist.
Jeder von uns ist bereits mehr als einmal bei der Suche nach einem wichtigen Dokument verrückt geworden. Das Ordnungssystem kann noch so gut sein, es kommt trotzdem immer wieder vor, dass ein Papier nicht gefunden werden kann. Ein papierloses Büro erübrigt diesen Stress, denn die Informationen können problemlos in der digitalen Datenbank gesucht werden.
Ein papierloses Büro und dessen zukunftsorientierte Einrichtung ist nicht nur praktisch, sondern spart auch zahlreiche Kosten ein. Lediglich für die Instandhaltung der Computer muss gesorgt werden. Zu Beginn entstehen Anschaffungskosten für die elektronischen Endgeräte, doch es ist nicht mehr notwendig, einen Drucker zu kaufen und auch die laufenden Papierkosten fallen weg.
Kann ein papierloses Büro auch negative Auswirkungen haben?
Ein digitales Büro weist ganz eindeutig Vorteile auf, die für eine Umstellung sprechen. Die Umsetzung muss jedoch von einer gewissen Disziplin geprägt sein, um langfristig Erfolg zu haben. Außerdem muss sie von oben nach unten erfolgen. Wenn sich die Mitarbeiter an die Regeln halten, der Chef jedoch weiterhin loses Papier herumfliegen lässt, wird es für ein papierloses Büro überaus schwierig, Ordnung zu halten.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Veränderung von der Unternehmensführung ausgeht: Diese lebt ein papierloses Büro vor und bezieht die Angestellten schrittweise mit ein. Außerdem wird Mut benötigt, Veränderungen vorzunehmen. Die Zeiten ändern sich und mit ihnen auch die Methoden. Trotzdem fällt es vielen Menschen schwer, einem digitalen System vollständig zu vertrauen. Auch der Aufwand schreckt einige ab, denn dieser ist zu anfangs durchaus nicht zu unterschätzen. Deshalb wird empfohlen, die Transition in ein papierloses Büro schrittweise vorzunehmen. Nach und nach werden immer mehr Dokumente in die digitale Datenbank eingespeist. Auf diese Weise fällt die Veränderung nicht so stark auf und das gesamte Team hat ausreichend Zeit, um sich an das neue System zu gewöhnen.
Wie lässt sich ein papierloses Büro am Besten einführen?
Das A&O einer reibungslosen Transition ist die Beschaffung des notwendigen Equipments. In Zukunft werden im Büro viele Dokumente eingescannt werden müssen. Dies kann mit einem Scanner geschehen, heute sind jedoch auch viele kleinere Endgeräte in der Lage, gut zu scannen. Die Angst vor der Elektronik sollte unbedingt abgelegt werden. Ob mit dem Computer, dem Tablet, dem Smartphone oder dem Laptop, es muss ausprobiert werden, welche Kombination für ein digitales Büro jeweils am besten funktioniert. Es wird einige Tage oder sogar Wochen dauern, bis ein papierloses Büro vollständig eingeführt ist und reibungslos funktioniert. Dieser Zeitabschnitt sollte deshalb gut geplant werden.
Fazit – lohnt sich ein papierloses Büro?
Je nachdem, in welcher Branche sich das Büro befindet, wird die Verwandlung in ein papierloses Büro einfach oder kompliziert. Ein wunderbarer Kompromiss ist ein papierreduziertes Büro. Bei dieser Variante werden alle Prozesse umgestellt, die nicht mit hohem Organisationsaufwand verbunden sind. Der direkte Umgang mit den Kunden bleibt beispielsweise zunächst einmal in herkömmlicher Form bestehen, während die internen Prozesse digitalisiert werden.
Sie interessieren sich für ein digitales Büro und haben Fragen zur geeigneten Einrichtung? Dann wenden Sie sich gerne an Büromöbel Blitz. Wir kümmern uns unverzüglich um Ihr Anliegen.