Aufgrund der Digitalisierung sind kostenlose Online Meeting Tools unverzichtbare Werkzeuge im modernen Arbeitsalltag. Sie erleichtern die Kommunikation der Mitarbeiter und unterstützen Teamarbeiten. Verschiedene Online Konferenz Tools setzen jeweils andere Schwerpunkte. Bei einigen kommt es auf hochauflösende Qualität an, andere sind für Screensharing optimal geeignet. Manche werden für Schulungen und Präsentationen eingesetzt und andere für Treffen in ganz großem Stil. Unter anderem hat sich Zoom als eines der besten Online Meeting Tools in vielen Unternehmen etabliert. Dieser Artikel stellt fünf Online Meeting Tools vor, mit denen der Einstieg in digitale Arbeitsprozesse leichtfällt.
Online Meeting Tools wie GoToMeeting bieten Videokonferenzen in hochauflösender Qualität
GoToMeeting gehört zu den Online Meeting Tools, die sich vor allem durch eine hochauflösende Videoqualität auszeichnen. Es bietet sich für kleine und mittelständische Unternehmen an, da bis zu 25 Personen gleichzeitig an solchen Treffen teilnehmen können. Wenn keine individuelle Kameraübertragung erforderlich ist, kann das Online Konferenz Tool auch im größeren Stil eingesetzt werden. Dann besteht die Möglichkeit, bis zu 250 Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen zu lassen.
GoToMeeting bietet unter den Online Meeting Tools den Nutzern eine größtmögliche Flexibilität und gehört für viele Betriebe mittlerweile ebenso zum Arbeitsalltag wie hochwertige Büromöbel. Kollegen können sich spontan online treffen oder mittels Einladungsversand per Mail einen Termin für ein Treffen finden. Ein weiterer Vorteil ist, dass mit GoToMeeting gemeinsam Dokumente er- und bearbeitet werden können. Da das Online Meeting Tool als App zur Verfügung steht, kann es problemlos über mobile Endgeräte von jedem Ort der Welt aus genutzt werden.
Schulungen und Präsentationen mittels FastViewer
FastViewer ist ein Tool, das vor allem dann zum Einsatz kommt, wenn Schulungen und Präsentationen durchgeführt werden sollen. Es stellt einen virtuellen Meetingraum zur Verfügung, den bis zu 100 Teilnehmer besuchen können. Über FastViewer ist es möglich, anderen Nutzern einen Fernzugriff auf den eigenen Rechner zu gewähren. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Fernwartungen erledigt werden sollen. Wer sich eine größtmögliche Unabhängigkeit bewahren möchte, nutzt das Online Konferenz Tool als App für Android- und iOS-Geräte.
Um virtuelle Meetings durchführen zu können, wird eine Session ID benötigt. Diese wird per E-Mail übertragen und kann direkt genutzt werden. Zusätzlich steht die Möglichkeit zur Verfügung einen Videochat einzusetzen, um unmittelbar miteinander kommunizieren zu können. Außerdem können bei der Übertragung von Daten verschlüsselte Verbindungen genutzt werden, um für eine größtmögliche Sicherheit zu sorgen.
Screensharing mit Mikogo
Bei den Online Meeting Tools eignet sich Mikogo für Meetings und Präsentationen. Eine besondere Stärke liegt jedoch im Screensharing. Das Tool ist einfach gehalten und intuitiv nutzbar, sodass auch Einsteiger in der digitalen Welt problemlos von ihrem Schreibtisch aus Verbindungen zu anderen Rechnern herstellen können. Je nach Wunsch kann anderen Nutzern erlaubt werden, die Inhalte auf dem eigenen Rechner anzusehen oder sogar die Kontrolle darüber zu übernehmen. Eine größtmögliche Flexibilität wird dadurch erreicht, dass andere Nutzer nicht zwingend Mikogo verwenden müssen, um die Bildschirminhalte sehen und bearbeiten zu können. Es genügt, einen HTML Viewer von Mikogo für eine einzelne Sitzung zu nutzen.
Mikogo verfügt über eine Chat-Funktion und Audioübertragung. Einer Kommunikation steht somit grundsätzlich nichts im Weg. Zu beachten ist jedoch, dass Videofunktionen wie bei anderen Online Meeting Tools nicht gegeben sind. Für die Übertragung von Daten wird eine 256-Bit-Verschlüsselung genutzt. Hierdurch wird eine höchstmögliche Sicherheit erreicht. Wer das Tool für bis zu 25 Teilnehmer einsetzen möchte, sollte sich die kostenpflichtige Professional-Variante besorgen.
Online Meeting Tools - Cisco Webex erlaubt Online Meetings im großen Stil
In einigen Fällen sind Online Meetings nicht auf wenige Personen begrenzt, sondern nehmen äußerst umfangreiche Formen an. Für solche Situationen bietet sich das Online Meeting Tool Cisco Webex an. Mit diesem können bis zu 40.000 Gäste an einer Konferenz teilnehmen. Der Beitritt zu einem Treffen erfolgt über einen Link, der grundsätzlich auch über mobile Endgeräte genutzt werden kann. Praktisch ist, dass die durchgeführten Meetings aufgenommen und gespeichert werden können. Außerdem ist bei Bedarf eine Bildschirmfreigabe möglich.
Cisco Webex stellt bei den Online Meeting Tools eine Plus-Version zur Verfügung, mit der das volle Potenzial des Online Konferenz Tools genutzt werden kann. Hierzu gehört insbesondere die Analyse-Funktion. Mit dieser ist es möglich, verschiedene Daten eines Online Meetings auszuwerten und darzustellen. Auf diese Weise lässt sich einschätzen, wie produktiv ein Treffen gewesen ist.
Zoom ist ein Klassiker im Bereich der Online Meeting Tools
Im Rahmen der Digitalisierung hat unter den Online Meeting Tools Zoom in vielen Unternehmen Einzug gehalten. Das liegt unter anderem daran, dass sich das Online Konferenz Tool problemlos mit dem Kalender synchronisieren lässt und dass sämtliche Konferenzen in der Cloud aufgenommen und gespeichert werden können. Teilnehmer haben die Möglichkeit, ihre Bildschirme freizugeben, sodass andere darauf Zugriff haben.
Das Online Meeting Tool ist so konzipiert, dass es problemlos mit Smartphones und anderen mobilen Endgeräten verwendet werden kann. Nutzer haben somit die freie Wahl, ob sie ihre Arbeitsstühle nutzen oder unterwegs an Meetings teilnehmen. Über Zoom Chats ist es möglich, miteinander ins Gespräch zu kommen und auf einem Whiteboard Ideen aufzuschreiben und Daten auszutauschen.
Online Meeting Tools - Fazit
Kostenlose Online Meeting Tools sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Welche Software sich für die individuellen Zwecke am besten eignet, hängt davon ab, welche Zielsetzungen erreicht werden sollen. Einigen Unternehmen ist eine hochauflösende Qualität besonders wichtig, andere setzen vor allem auf Screensharing. Manche Betriebe brauchen Tools für Schulungen und Präsentationen und bei anderen sollen Meetings immer im ganz großen Stil abgehalten werden. Ein umfassender Anbietervergleich lohnt sich, um genau die Tools auszuwählen, die zum eigenen Bedarf passen.