Meeting Organisation leicht gemacht mit Meetingkultur

Meetings gehören in den meisten Unternehmen zur wöchentlichen Praxis. In einem festgelegten Zeitraum kommt eine Gruppe von Arbeitnehmern und Führungskräften zusammen, um sich über unternehmensrelevante Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu fällen, Diskussionen zu führen und neue Lösungswege zu finden. Damit ein Meeting wirklich effizient ist und am Ende jeder mit einem guten Gefühl den Meetingraum verlässt, ist die Meeting Organisation das A und O. In diesem Artikel verraten wir von Büromöbel Blitz Ihnen, wie eine gute Meetingkultur aussieht und warum Meetingregeln wichtig sind.

Die Vorteile einer guten Meetingkultur

Meetings sind ein wichtiges Tool in Unternehmen. Eine gute Meetingkultur spart Zeit, da Informationen gleichzeitig an mehrere Personen ausgespielt werden. Anwesende können sich besser auf ihr Tätigkeiten vorbereiten, diese zeitlich planen und damit die Fehlerquote insgesamt reduzieren. Doppelarbeit wird vermieden, da Aufgaben klar verteilt werden. Die Mitarbeitermotivation steigt, wenn in einem Team Meeting Ideen gemeinsam gesucht und besprochen werden. Insgesamt wird die Kommunikation untereinander verbessert und das Wir-Gefühl gestärkt. Voraussetzung ist eine strukturierte Meeting Organisation, die gar nicht so schwer umzusetzen ist, wenn man weiß wie.

Fragen zu einer effizienten Meetingkultur

Damit Meetings nicht zu einer sinnlosen Zeitverschwendung werden und nur unnötige Kosten verursachen, gehört die Meeting Organisation bzw. Planung eines Meetings genauso dazu, wie die strukturierte Durchführung und Nachbereitung. Wer jedoch einmal eine Meetingkultur entwickelt hat, wird es leichter haben diese immer wieder auf neue Zusammenkünfte anzuwenden. Man kann bei Meetings zwischen Routinemeetings, auch als „Jour fixe“ bekannt, und den themenbezogenen Meetings grob unterscheiden. Jour fixe hat den Vorteil, dass der Termin von allen fest eingeplant, Themen gebündelt und eine Gewisse Konstante geschaffen werden kann. Bei der Meeting Organisation ist es wichtig darauf zu achten, dass diese nicht zu einer sinnlosen Routine werden. Spontane Meetings sorgen für mehr Flexibilität und legen den Grundstein für Veränderungen, um schneller reagieren zu können. Für spontane Treffen sind besonders Stehtische als Meeting-Point für einen schnellen Austausch geeignet.

Fragen, die Sie sich bei einer guten Meeting Organisation stellen sollten, sind:

  • Was ist der Zweck, das Ziel und zu welchen Endergebnis soll das Meeting führen?
  • Wie hoch soll sich der Zeitaufwand bemessen?
  • Wie viele Personen sollen an dem Meeting teilnehmen?
  • Sollen Mitarbeiter eingebunden werden, beispielsweise für eine Ideenfindung oder Diskussion?
  • Ziehen alle Mitarbeiter einen Nutzen aus dem Meeting?
  • Was muss für das Meeting organisiert werden? Wer lädt die Teilnehmenden ein und wer moderiert das Meeting?

Darauf aufbauend kann eine Meetingkultur geschaffen werden, die sich wirklich effizient zeigt.

Die besten Tipps, um eine Meetingkultur zu etablieren

Sind vorherige Fragen weitestgehend geklärt, führen die nachfolgenden Tipps und Meetingregeln zu einer durchdachten Meeting Organisation, die verhindert, dass Meetings ins Leere laufen.

1: Eine Agenda erstellen

Im Vorfeld sollte ein schriftlich fixierter Fahrplan erstellt werden, der die Punkte der Tagesordnung erfasst, die für das Meeting wichtig sind. Dabei werden Themen und Moderation festgelegt. Alle Teilnehmende erhalten die Agenda als Vorbereitung vor dem Meeting.

2: Eine begrenzte Teilnehmerzahl

Wer ein Meeting mit maximal 10 Teilnehmenden organisiert, wird am Ende mit besseren Ergebnissen trumpfen, als große Runden mit mehr als 20 Mitarbeitern. Kleine Runden können besser diskutieren und schneller Resultate erzielen. Daher sind mehrere kleine Meetings, in denen die richtigen Teilnehmenden für das Thema zusammenkommen, sinnvoller als die komplette Belegschaft einzuladen.

3: Zeitrahmen definieren

Meetings sollten niemals ohne einen festen Start- und Endtermin abgehalten werden. Der zeitliche Rahmen sorgt dafür, dass innerhalb des Meetings keine Zeit verschwendet wird. Die Pünktlichkeit aller Teilnehmenden ist wichtig.

4: Räumlichkeiten wählen und Ausstattung gewährleisten

Bei einer Meetingkultur kommt es auf den Inhalt, aber auch die äußeren Faktoren an. Für die Meeting Organisation muss ein geeigneter Raum gefunden werden, der ausreichend Platz bietet, Büromöbel wie Bestuhlung und Arbeitstische bereithält und mit technischem Möglichkeiten ausgestattet ist. Dabei ist auf ein gutes Raumklima und Verpflegung zu achten.

5: Protokoll führen

Die Besprechung bzw. die Ergebnisse sollten in einem Protokoll schriftlich festgehalten und anschließend jedem Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Nur so können Entscheidungen von Meetings mit konkreten Maßnahmen umgesetzt werden und jeder hat die Chance im Zweifelsfall diese noch einmal nachlesen zu können.

6: Meetingregeln festlegen

Zu einer durchdachten Meetingkultur gehören auch Meetingregeln, an die sich jeder Teilnehmende halten muss. Diese könnten wie folgt aussehen:

  • Jeder muss sich im Vorfeld auf das Meeting vorbereiten.
  • Wenn jemand etwas sagt, darf dieser nicht unterbrochen werden.
  • Smartphones bleiben am Arbeitsplatz.
  • Alle Ideen sind wertvoll und auch als solche von allen geschätzt.
  • Pünktlichkeit ist Grundvoraussetzung.

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