In Unternehmen mit Mitarbeitern ist das Thema „Urlaub nehmen“ jedes Jahr ein wichtiger Punkt in der Betriebsorganisation. Während die freien Tage möglichst viel Erholung und Entspannung bieten sollen, kann die Vorbereitung der Urlaubsplanung in der Firma zum großen Stressfaktor werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer werden sich nicht einige und auch unter den Kollegen gibt es Unstimmigkeiten, wer wann Urlaub nehmen soll bzw. darf. Dabei hat jeder Mitarbeiter andere Anforderungen an die Urlaubsplanung. Arbeitnehmer mit Familien müssen sich zum Beispiel oft an Ferienzeiten orientieren. Andere wiederum versuchen mit den Feiertagen möglichst viel Urlaub am Stück zu nehmen. Wie also klappt es mit dem Urlaub nehmen richtig, sodass alle zufrieden sind?
Was gelten für gesetzliche Richtlinien beim Urlaub nehmen?
Jedem Arbeitnehmer stehen nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bei einer Sechs-Tage-Woche mindestens 24 Tage Urlaub pro Jahr zu. Bei einer Fünf-Tage-Woche belaufen sich diese auf 20 Tage. Ergänzt werden die Richtlinien mit weiteren Bestimmungen und Sonderfällen.
Wie sich die Urlaubsplanung dabei auf das Jahr verteilt entscheidet im Prinzip der Arbeitnehmer selbst. Es besteht auch laut Gesetz die Möglichkeit den ganzen Urlaub am Stück zu nehmen. Arbeitgeber können das untersagen, wenn „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ bestehen. Dennoch hat der Mitarbeiter nach § 7 BurlG Anspruch auf zwei Wochen zusammenhängenden Urlaub. Mit dem Betriebsurlaub kann der Arbeitgeber die Urlaubsplanung in der Firma zum Teil vorgeben. Resturlaub muss im neuen Jahr in den ersten drei Monaten genommen werden. Ausnahmen können beantragt werden.
Urlaub nehmen ist jedes Jahr also mit einem hohen Aufwand verbunden, der sich jedoch mit einer guten Abstimmung und einem Urlaubsplaner vermeiden lässt.
Wie kann man das Urlaub nehmen im Unternehmen gestalten?
Die Urlaubsplanung in einer Firma muss grundlegend strukturiert und organisiert sein. Nur so lässt sich Chaos beim Urlaub nehmen vermeiden und jedes Bedürfnis kann hinreichend erfüllt werden. Zudem ist es wichtig frühzeitig mit der Planung zu beginnen, damit genügend Puffer gegeben ist, um den Arbeitsplatz von fehlenden Mitarbeitern zu besetzen. Gleichzeitig senken Sie mit einer organisierten Urlaubsplanung das Konfliktpotenzial zwischen Mitarbeitern. Folgende Tipps helfen beim strukturierten Urlaub nehmen:
- Regeln für die Urlaubsplanung
Stellen Sie klare Regeln beim Urlaub nehmen auf, halten Sie diese schriftlich fest und kommunizieren Sie diese im Team. Beispielsweise sollte jeder Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Datum Urlaub eingereicht haben oder der Resturlaub ist bis zu einem bestimmten Zeitraum zu nehmen.
- Urlaub nehmen in einem offenen Dialog
Eine gute Kommunikation von Arbeitgeber und Arbeitnehmern im Team ist wichtig. Vor allem bei Besonderheit, die einen Vorzug vor anderen Mitarbeitern beim Urlaub nehmen darstellen können, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Dazu zählen unter anderem Mitarbeiter mit Schulkindern und religiöse Feiertage unterschiedlicher Kulturen.
- Planen Sie den Urlaub stets fair
Vor allem Brückentag sind eine beliebte Möglichkeit mit wenigen Urlaubstagen lange frei zu nehmen. Daher sind diese beim Urlaub nehmen besonders gefragt. Hierbei ist vor allem bei der Genehmigung darauf zu achten, dass so viele Mitarbeiter wie möglich, wenn sich diese dafür entscheiden, davon profitieren können. Eine Alternative ist es jedes Jahr im Wechsel freie Tage wie an Ostern zu genehmigen.
- Bedarf und Betriebsabläufe bei der Urlaubsplanung in einer Firma beachten
Urlaubsplanung ist natürlich auch immer abhängig von Bedarf, denn auch wenn jedem Mitarbeiter die Erholungszeit zusteht und diese wichtig ist, sollte immer der reibungslose Ablauf im Unternehmen gewährleistet sein. Es gibt je Branche einfach Zeiten da stehen wichtige Projekte an oder es gibt eine Phase der Hochkonjunktur. Hier besteht die Möglichkeit, eine Urlaubssperre zu verhängen. Zudem ist es immer wichtig bereits im Vorfeld an Urlaubsvertretungen zu denken und eine gute Übergabe zu gewährleisten.
- Nutzen Sie für die Urlaubsplanung eine Software
Heute gibt es zahlreiche gute Anwendung, die die Urlaubsplanung in einer Firma einfach und schnell organisieren. Diese sollte für jeden zugänglich sein. Personalabteilungen behalten jederzeit den Überblick über Überstunden oder Resturlaube und Mitarbeiter können Urlaubsanträge einreichen und den aktuellen Urlaubsanspruch abrufen.
So beginnt der Urlaub schon beim Urlaub nehmen.