Digitalisierung im Büro – zeitgemäß, sondern auch absolut notwendig?

Technik, Fortschritt und Digitalisierung sind nicht aufzuhalten. Ganz im Gegenteil – diese Aspekte sind sowohl aus dem Alltag und Berufsleben der meisten Menschen nicht mehr wegzudenken. Meist geht es dabei nicht nur darum, ein paar SMS zu schreiben, einige WhatsApp zu lesen und sich in Sozialen Medien aufzuhalten. Die meisten Berufe kommen ohne technische und digitale Geräte und Kenntnisse nicht mehr aus. Vor allem in Büros ist es notwendig, E-Mails zu schreiben, Unterlagen zu scannen, Video-Anrufe zu tätigen und auch Webinare zu besuchen. Zudem kommen das Verwenden und Beherrschen von diversen Software-Systemen und das Schreiben beziehungsweise Bearbeiten von Online-Bewerbungen hinzu. Briefe und herkömmliche Post sind dabei veraltete Kommunikationsmittel. Im Büro läuft fast alles über den digitalen Weg ab.

Doch nicht nur am direkten Arbeitsplatz in dem Unternehmen ist Digitalisierung wichtig, sondern auch bei neuen Arbeitsmodellen wie Home Office oder auch Remote Working. Wenn die notwendigen Voraussetzungen erfüllt werden, dann kann die Digitalisierung, die auch als papierloses Büro angesehen werden kann, durchaus sehr fortschrittlich sein. Bestimmte Arbeitsvorgänge können unkomplizierter durchgeführt und schließlich einfacher erledigt werden. Beim Büro Digitalisieren benötigen Sie zwar gut funktionierte Geräte wie Computer, Laptops etc., aber dafür können Sie sich zukünftig Ausgaben für Papier, Aktenordner, Mappen, Stifte, Locher usw. einsparen. Büromöbel Blitz zeigt Ihnen die wichtigsten Aspekte bei der Digitalisierung im Büro und gibt dabei Tipps bei der Realisierung und Umsetzung.

Was bedeutet eigentlich Digitalisierung im Büro?

Das Wort Digitalisierung, und vor allem deren Optimierung sind in der Branche als Begriff sehr geläufig. Doch was steckt eigentlich genau dahinter? Der Begriff Digitalisierung stammt aus dem lateinischen und englischen Sprachgebrauch. „Digitus“ bedeutet Finger und „digit“ heißt Ziffer. Bei der Digitalisierung soll eine Transformation, also Umwandlung, von analogen Objekten wie beispielsweise Dokumente in eine Verarbeitung oder Speicherung in digitaltechnische Systeme erfolgen.

Digitalisierung findet permanent statt – zum Bestellen von Waren im Internet, zum Skypen, zum Streamen von Filmen, zum Hören von Musik, zum Lesen und Schreiben in Social Media und auch zum Schreiben von Nachrichten. In der Arbeit hat sich der Wandel vom analogen zum digitalen Zeitalter sehr deutlich gezeigt. So gibt es immer weniger Briefe auf dem Postweg und auch der Karteikasten mit Adressen oder Informationen zu Kunden oder Patienten ist ant acta gelegt. Die Kommunikation mit Mitarbeitern, Kollegen und Geschäftspartnern und auch Kunden erfolgt oftmals ausschließlich per E-Mail oder Video-Telefonie. Auch Rechnungen am Kunden oder Auftraggeber werden meist nicht mehr per Post, sondern per E-Mail versendet.

Gibt es viele Vorteile beim Büro Digitalisieren?

Jeder kennt den Spruch „die gute alte Zeit...“ - doch auch wenn man immer wieder einmal nostalgische Gedanken hat, so darf man nicht in der Vergangenheit leben. Denn nur mit Innovationen und Zukunftsvisionen bleibt man als Berufstätiger und als Unternehmen am Ball. Wir von Büromöbel Blitz haben für Sie nachfolgend die wichtigsten positiven Aspekte hinsichtlich der Digitalisierung im Büro und am Arbeitsplatz zusammengefasst:

  • vereinfachter Zugriff auf Unterlagen und Dokumente
  • kein Gang ins Archiv oder Schleppen von Aktenordnern
  • simple Anschlusssuche von Unterlagen
  • Kostenersparnis hinsichtlich Ausgaben für Ordner, Papier, Druckerpatronen, Etiketten, Tacker, Regale etc.
  • Datensicherheit durch Vergabe von Rechten für bestimmte Mitarbeiter möglich
  • hohe Flexibilität
  • Ausführen von Aufgaben auch im Home Office oder Remote Working möglich
  • Optimierung des Kundenservices (Zugriff auf alle Unterlagen und relevante Daten möglich)
  • schnelle Zusendung von Rechnungen, Newslettern etc.
  • nahtlose Übernahme der Arbeit von anderen Arbeitnehmern möglich (beispielsweise bei Krankheit, Urlaub)
  • bessere Vernetzung durch moderne Kommunikationsmitteln
  • optimierte Wettbewerbsfähigkeit zu anderen Unternehmen

Welche Nachteile hat die Digitalisierung im Büro

Die Digitalisierung im Büro bringt viele Vorteile mit sich, aber wie bei anderen Dingen und Errungenschaften, so gibt es auch hier einige, wenige negative Aspekte, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten:

  • einige Mitarbeiter möchten zum Arbeiten Papier in den Händen halten
  • Anschaffungskosten hinsichtlich moderner Geräte und Kommunikationstechniken erforderlich
  • Umstellung kann Zeit und Geduld der Mitarbeiter mit sich bringen
  • durch zu viel Digitalisierung kann es zu sozialen Defiziten im Team und unter Kollegen kommen

Können wir Ihnen beim Büro Digitalisieren helfen?

Für digitale Prozesse benötigen Sie die entsprechenden Geräte. Um möglichst effektiv am Computer oder am Laptop zu arbeiten, brauchen Sie passende Büromöbel. Sprechen oder kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen, die richtigen Möbelstücke für Ihren Arbeitsplatz – sei es im Unternehmen oder im Home Office – zu finden. Wir beraten Sie gerne!

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