Gefühlt gibt es so viele Systeme zur Arbeitszeiterfassung wie Sand am Meer. Diese riesige Auswahl ist vor allem darauf zurückzuführen, dass unterschiedliche Lösungen unter dem Oberbegriff zusammengefasst werden. In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen Möglichkeiten für die Zeiterfassung vor und verraten Ihnen, worauf Sie bei einem entsprechenden System achten müssen.
Hinweis: Welche Arbeitszeiterfassung die Beste für Ihr Unternehmen ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Um das geeignete Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden, sollten Sie systematisch vorgehen und die Auswahl anhand eines Prioritäten- und Kriterien-Katalogs einschränken. Die drei “Finalisten“ dieses Auswahlverfahrens sollten dann in der Praxis getestet werden.
Zwei Arten der Arbeitszeiterfassung
Die allgemeine Definition für Zeiterfassungssysteme lautet wie folgt: Mit einem Time-Tracking-Tool lassen sich Arbeitszeiten erfassen. So weit, so gut. Befasst man sich etwas genauer mit dem Thema, wird das Problem dieses Definitionsversuchs allerdings schnell deutlich: Es gibt zwei grundsätzlich verschiedene Kategorien der Arbeitszeiterfassung. Diese haben einen vollkommen unterschiedlichen Verwendungszweck:
- Lösungen, die dazu dienen, die Anwesenheit und die Produktivität des Personals zu erfassen.
- Time-Tracking-Tools, mit denen der Arbeitsaufwand für einzelne Projekte und Kunden erfasst und die notwendigen Ressourcen gesteuert werden.
Unabhängig von dieser Differenzierung bieten die meisten Softwares zwei Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung: Es gibt die manuelle sowie die Stoppuhr-gestützte Erfassung. Bei der erstgenannten Variante tragen die Mitarbeiter die Start- und die Endzeit des Arbeitstages respektive der Arbeit an einem Projekt “per Hand“ ein. Bei der Erfassung per Stoppuhr wird zu Beginn der Arbeitszeit hingegen ein Startknopf gedrückt; sobald die Arbeit beendet wird, erfolgt die Betätigung eines Stoppknopfes. Das System errechnet die Differenz dann automatisch.
Wie Sie eine Software für die Arbeitszeiterfassung auswählen
Wie bereits erwähnt, lassen sich keine pauschalen Aussagen über die optimale Lösung für die Arbeitszeiterfassung machen. Dennoch gibt es ein paar Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen. Hierzu zählen vor allem die quantitativen und qualitativen Aspekte des Personals. Mehr hierzu erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Je größer der Betrieb…
Mit der quantitativen Komponente ist vor allem gemeint, ob das System zur Arbeitszeiterfassung der Größe Ihres Unternehmens gerecht wird, sprich: Ist die Lösung auf die Zahl Ihrer Angestellten ausgelegt? Vor allem große Betriebe müssen hier aufmerksam sein! Denn je mehr Angestellte Ihr Unternehmen aufweist, desto weniger Programme kommen infrage. Der Grund hierfür liegt vor allem in den Serverkapazitäten, die der Anbieter bereitstellen muss. Schließlich bedeuten mehr Nutzer eine größere Anzahl an Daten. Zudem ist längst nicht jede Software mit geeigneten Strukturen und Oberflächen ausgestattet, um auch bei einer großen Nutzerzahl die Übersicht behalten zu können.
Kein Angestellter darf “ausgegrenzt“ werden
Mit der qualitativen Komponente der Arbeitszeiterfassung ist gemeint, dass alle Mitarbeiter die Software verstehen und handhaben können müssen. Sind Navigationspunkte, Feldbezeichnungen und andere Abschnitte unklar, kann das nämlich in Verzögerungen im Anwendungs-Alltag münden. Beachten Sie darüber hinaus, dass nicht wenige Lösungen für die Zeiterfassung ausschließlich in einer englischen Sprachversion erhältlich sind. Stellen Sie vor der Anschaffung eines Systems sicher, dass all Ihre Angestellten der englischen Sprache mächtig sind. Ist das nicht der Fall, sollten Sie auf ein anderes, d.h. mehrsprachiges Programm setzen.
Erschwerend kommt hinzu, dass manche Tools verschiedene Länder, oder besser gesagt: verschiedene Währungen unterstützen. Vergewissern Sie sich, dass sämtliche für Ihren Betrieb relevante Faktoren adressiert werden.
Unterschiedliche Berechtigungen für die Arbeitszeiterfassung
Apropos Skills der Mitarbeiter: Nicht jeder Angestellte sollte auf die Grundeinstellungen des Tools zugreifen, geschweige denn diese abändern können. Entsprechend sollten Sie eine Lösung wählen, die es Ihnen ermöglicht, verschiedenen Nutzern unterschiedliche Rechte einzuräumen. Das hat nicht nur den Vorteil, dass ein Mitarbeiter nicht aus Versehen an der Software herumschrauben kann, sondern die Angestellten werden auch entlastet. Soll heißen: Sie nehmen den Nutzern die Angst, etwas kaputt machen zu können. Des Weiteren bedeuten eingeschränkte Funktionen eine übersichtlichere Handhabung sowie eine leichtere Einarbeitung.
Arbeitszeiterfassung als SaaS
Natürlich spielen bei der Auswahl einer Systemlösung nicht nur menschliche, sondern auch technische Faktoren eine Rolle. Diesbezüglich sind vor allem SaaS-Tools (Software as a Service) zu nennen. Diese haben einige Vorteile gegenüber klassischen Desktop-Systemen:
- Die Lösung ist nicht an Windows, Mac oder ein anderes Betriebssystem gebunden. Stattdessen können Sie die Arbeitszeiterfassung im Internet-Browser bedienen.
- Sie müssen keine Updates durchführen. Das übernimmt der Anbieter für Sie (aus der Ferne). So arbeiten Sie garantiert immer mit der aktuellsten, sichersten Version des Time-Tracking-Tools.
- Sie ersparen sich die hohen Anschaffungskosten für die Software. Anstatt diese zu erwerben, bezahlen Sie nämlich eine Abonnement-Gebühr (monatlich oder jährlich).
- Vor allem in großen Unternehmen stellt die Anschaffung von SaaS kein zeit- und somit kostenintensives IT-Projekt dar. Stattdessen lässt sich die Arbeitszeiterfassung schnell und unkompliziert einrichten.
Finden Sie die optimale Lösung für Ihr Unternehmen!
Abschließend sei darauf hingewiesen, dass auch die lokale Installation der Software ihre Vorteile hat. Da SaaS allgemein immer beliebter wird, springen Sie mit einer solchen Lösung jedoch auf den Zug der Zukunft auf. Es ist zudem gut zu wissen, dass sich diese beiden Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung nicht ausschließen.