Egal, in welcher Branche und unabhängig vom Beruf: Eine fundierte Arbeitsplanung kann dabei helfen, mehr Struktur in den Büroalltag zu bringen. Doch wie sieht ein solches Konstrukt eigentlich aus? Welche Faktoren sollten beim Arbeitstag Planen berücksichtigt werden?
Die gute Nachricht ist, dass es im Zuge der Arbeitsplanung in der Regel nicht schwer ist, sich hier ein wenig mehr zu ordnen. Ganz nebenbei ist es auf diese Weise auch möglich, Prioritäten zu setzen und sich über die eigenen Abläufe noch mehr bewusst zu werden.
Mit ein wenig Übung nimmt das Arbeitsplan Erstellen dann auch nicht viel Zeit in Anspruch. Im Gegenteil! Wer hier ein wenig Mühe investiert, profitiert am Ende von einer tollen Möglichkeit, sein Zeitmanagement zu optimieren. Die folgenden Schritte zeigen auf, wie eine fundierte Arbeitsplanung funktionieren kann.
Tipp Nr. 1: Ordnung auf dem Schreibtisch
Schreibtische sind im Idealfall so gestaltet, dass sie perfekt zu den Erwartungen ihrer Nutzer passen. Wer am Schreibtisch arbeitet, weiß in der Regel auch, dass es sich bei diesem „Büroaccessoire“ um einen wichtigen Dreh- und Angelpunkt handelt. Umso wichtiger, dass hier ein hohes Maß an Übersichtlichkeit und Ordnung gewahrt werden kann. Nur so ist es möglich, sich einen Überblick über alle To-Do’s des Tages zu verschaffen und eine perfekte Arbeitsplanung zu gewährleisten.
Hinzu kommt, dass es meist auch weitaus mehr Spaß macht, in einer aufgeräumten Umgebung zu arbeiten. Eine fundierte Arbeitsplanung startet also schon am Schreibtisch.
Tipp Nr. 2: Was muss erledigt werden?
Ob die Arbeitsplanung direkt auf eine komplette Woche oder „nur“ einen Tag ausgelegt wird, ist natürlich auch vom jeweiligen Job abhängig. Manche Tätigkeiten lassen sich besser planen als andere. Wer beispielsweise weiß, dass das Umplanen von Aufgaben zu seinen täglichen Aufgaben gehört, sollte seine Arbeitsplanung täglich aktualisieren.
Das Brainstorming bzw. das Aufarbeiten der einzelnen To Do’s sollte in entspannter Atmosphäre, zum Beispiel beim ersten Kaffee des Tages auf einem bequemen Chefsessel, stattfinden. Hier geht es darum, sich im Zuge der Arbeitsplanung eine grobe Übersicht darüber zu verschaffen, was erledigt werden muss.
Tipp Nr. 3: Welche Fristen müssen eingehalten werden?
Ein Blick auf die Arbeitsplanung zeigt meist, dass nur wenige Aufgaben wirklich direkt erledigt werden müssen. Wer dementsprechend weiß, was er tun muss, sollte sich im zweiten Schritt fragen, welche Aufgaben besonders dringend erledigt werden müssen. Es wäre beispielsweise unlogisch, einen Punkt abzuarbeiten, der eigentlich noch bis mittags Zeit hat, wenn eine andere Aufgabe deutlich mehr Dringlichkeit bietet.
Im Rahmen einer übersichtlichen Arbeitsplanung kann es helfen, hier mit Nummerierungen und/ oder verschiedenen Farben zu arbeiten.
Tipp Nr. 4: Weshalb ist Aufgabe XY so wichtig?
Nun ist es an der Zeit, im Rahmen der Arbeitsplanung die aufgeschriebenen Aufgaben ein wenig genauer zu hinterfragen. Dieser Punkt wird im Rahmen der Arbeitsplanung von vielen Menschen unterschätzt, hilft jedoch dabei, die Abläufe besser zu verstehen und motiviert zu bleiben.
Oder anders: wer an der Sinnhaftigkeit seiner Aufgaben zweifelt, wird diese nur widerwillig erledigen oder die entsprechenden Unterlagen möglichst weit unten im Schreibtischcontainer lagern, um sie dann „irgendwann“ abzuarbeiten. (Hier sind übrigens nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch die Vorgesetzten gefragt. Sie sollten für Rückfragen zur Verfügung stehen.)
Tipp Nr. 5: Welche Aufgaben können gegebenenfalls abgegeben werden?
Wenn sich im Rahmen der Arbeitsplanung zeigt, dass das Pensum nicht (oder nur schwer) in der vorgegebenen Zeit bewältigt werden kann, ist es wichtig, sich nicht zu ärgern, sondern stattdessen aktiv nach Lösungen zu suchen.
Gibt es möglicherweise Punkte auf der To-Do Liste, die von einem Kollegen übernommen werden können? In Absprache mit dem Vorgesetzten (und natürlich auch mit besagtem Kollegen) zeigt sich oft schnell, dass das Stresslevel eines Tages auf diese Weise deutlich reduziert werden kann.
Tipp Nr. 6. Der Blick zurück und die Frage nach Optimierungen
Zu einer fundierten Arbeitsplanung gehört es unter anderem auch, einen Blick zurück zu wagen und sich zu fragen, ob im Nachhinein noch Optimierungsbedarf besteht. Fragen wie „Konnte ich mir ausreichend Zeit für das Abarbeiten meiner Liste nehmen?“ und „Was möchte ich in der kommenden Woche verbessern?“ können hier eine wichtige Rolle spielen.
Das bedeutet: Auch eine „perfekte“ Arbeitsplanung ist nicht in Stein gemeißelt. Wer Optimierungsbedarf findet, sollte sich nicht scheuen, ihn auch zu nutzen.
Fazit – Arbeitsplanung ist nicht altmodisch!
„Ich plane meinen Tag!“ – einige Menschen werden nach diesen und ähnlichen Statements oft ein wenig verwirrt angeschaut. Dabei ist es auch heutzutage noch wichtiger denn je, sich einen groben Tagesplan zu erstellen.
Aufgrund der Schnelllebigkeit, die das Zeitalter des Internet mit sich bringt, wäre es jedoch auch ein wenig naiv, davon auszugehen, dass alle Punkte 1 : 1 abgearbeitet werden können. Die perfekte Zeitplanung sollte daher unter anderem auch einige „Pufferzonen“ aufweisen, sodass auf spontane Zwischenfälle reagiert werden kann.
Und: Wer keine Lust auf „händisches Planen“ hat, hat mittlerweile auch die Möglichkeit, auf die Vorteile unterschiedlicher Apps zu setzen. Diese können ebenfalls dabei helfen, noch mehr Struktur aufzubauen.
Kurz: Die Vorteile einer fundierten Arbeitsplanung zeigen sich in vielerlei Hinsicht – unter anderem nicht nur im Zusammenhang mit einem optimierten Zeitplan, sondern auch in einem oft noch entspannteren Feierabendgefühl.