Immer mehr Unternehmen stehen im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung vor großen Herausforderungen. Es bedarf daher nicht nur eines Umdenkens, sondern ein Aufbau neuer Strukturen ist gefragt, die vor allem eins können: flexibles und schnelles Handeln gewährleisten. Statt starre Strukturen und bürokratische Entscheidungsprozesse, müssen Unternehmen heute blitzschnell auf Marktveränderungen reagieren, um mit der Konkurrenz mithalten zu können. Das Ziel ist dabei Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Die Methode des agilen Arbeitens verfolgt genau diesen Ansatz, den wir von Büromöbel Blitz nachfolgend unter die Lupe nehmen wollen.
Was ist agiles Arbeiten?
Das agile Arbeiten ist das komplette Gegenteil der meisten Strukturen in Unternehmen. Statt der typischen Top-Down Organisation, also der Unternehmensführung vom Management in die unteren Hierarchie-Ebenen, werden Verantwortlichkeiten beim agilen Arbeiten an Teams übertragen. Dieser Ansatz kann sowohl innerhalb einzelner Abteilungen, im Management oder in der kompletten Organisation umgesetzt werden. Bei letzterem wird die ganze Struktur in Arbeitsteams mit eigenen Teamleitungen organisiert.
Was ist das Ziel von agilem Arbeiten?
Ziel des agilen Arbeitens ist es, dass alte und starre Strukturen aufgebrochen werden, damit ein Unternehmen mehr Flexibilität, schnellere Handlungsfähigkeit und innovativere Denkprozesse gewinnen kann. Dabei werden Hürden, wie bürokratische Prozesse, abgebaut, die sonst verhindern würden, dass eine schnelle Reaktion auf Veränderung am Markt überhaupt möglich ist. Das Stichwort des agilen Arbeitens ist Dynamik.
Wie arbeiten Teams beim agilen Arbeiten?
Beim agilen Arbeiten geht es darum reaktiv zu agieren, schnell auf Veränderungen zu reagieren und proaktiv zu arbeiten, um bereits im Vorfeld Veränderungen zu erkennen. Das ermöglicht ein vorausschauendes Arbeiten.
Agile Teams organisieren sich selbst. Mit klar gesetzten Zielen, Leitlinien, einer Vision sowie einem strategischen Umsatzplan werden übertragene Aufgabenbereiche eigenverantwortlich gemanagt und ausgeführt. Das Führen, Anleiten und Kontrollieren übernehmen die Teammitglieder bzw. der Teamleiter selbst. Dem Management kommt beim agilen Arbeiten eine unterstützende Funktion zu. Im wahrsten Sinne des Wortes wird eine Unternehmensstruktur „auf den Kopf gestellt“, denn statt von oben nach unten basiert die Methode des agilen Arbeitens von unten nach oben, mit in die breite gezogenen Ebenen.
Oberstes Gebot beim agilen Arbeiten ist, dass das Team alle Prozesse gemeinsam erarbeitet und entscheidet. Damit übernimmt der Einzelne deutlich mehr Verantwortung, als das in üblichen Organisations-Modellen der Fall ist.
Schon 2001 gab es die ersten agilen Teams im Bereich der Software-Entwicklung. Denn Entwickler benötigten einen neuen Ansatz, um in Zuge des technologischen Fortschritts auf Veränderungen reagieren zu können. Diese damals definierten Werte lassen sich bis heute auf das agile Arbeiten übertragen.
Wie wird das agile Arbeiten organisiert?
Damit das Arbeiten mit einer solchen agilen Methode überhaupt effizient umgesetzt werden kann, bedarf es einiger grundlegender Voraussetzungen, ohne die es schwer wird, die Dynamik zu etablieren.
- Verantwortungen übertragen
Unternehmen müssen, damit agiles Arbeiten funktioniert, ihren Mitarbeitern Handlungskompetenzen und die volle Verantwortung für Unternehmensprozesse übertragen. Nur so ist es überhaupt möglich, dass diese schnell auf Veränderungen reagieren können. Viele der hierarchisch geprägten Strukturen in Unternehmen stehen hierbei oft vor einer Herausforderung.
- Offene und ehrliche Kommunikation von allen Beteiligten
Wer agil arbeiten möchte, benötigt eine umfassende Kommunikationsstruktur, damit jeder zu jedem Zeitpunkt über sämtliche Prozesse und Abläufe informiert ist. Das bedeutet konkret, dass regelmäßige Meetings, die Zusammenarbeit in Clouds, der tägliche Austausch von Informationen und die Einbeziehung der oberen Management-Etagen in den Arbeitsalltag integriert werden sollten.
Tipp: Nutzen Sie Cloud-Systeme wie Google Drive oder andere Anbieter. Etablieren Sie Kommunikationsplattformen wie Skype oder Zoom. Vor allem wenn Mitarbeiter im Home-Office sind, ist die Anbindung über solche Formate besonders wichtig.
- Feedback als Teil des agilen Arbeitens
Feedbackschleifen gehören untrennbar zu einer agilen Arbeitsmethode. Dazu werden alle Prozesse in einem Meeting kritisch hinterfragt und geschaut, was gut lief und was optimiert werden muss. Jedes Teammitglied ist dazu angehalten konkrete Verbesserungsvorschläge hervorzubringen, die dann zusammen zu einer Handlungsstrategie erarbeitet werden. Nur so lassen sich die Ergebnisse entsprechend optimieren.
Tipp: Schaffen Sie für Ihre Teams ein optimales Arbeitsumfeld. Dazu gehört neben einer geeigneten Räumlichkeit, die technische Ausstattung, aber auch entsprechende Büromöbel wie Bürostühle und Schreibtische.
- Leitbild und Ziele entwickeln
Bei der enormen Flexibilität des agilen Arbeitens bedarf es in der internen Struktur jedoch eines festen Kerns, der sich in Leitbild, Vision und Zielen ausdrückt. Diese sollten klar formuliert, schriftlich fixiert und für alle täglich ersichtlich sein. Eventuell bietet es sich an mit den Mitarbeitern „Verträge“ zu schließen, dass sich jeder immer an diesem Leitbild in seiner täglichen Arbeit orientiert.
- Methoden des agilen Arbeitens nutzen
Es gibt spezielle agile Arbeitsmethoden, die Unternehmen nutzen können. Mithilfe dieser wird es einfacher das agile Arbeiten in der Organisation zu etablieren und nachhaltig umzusetzen. Zu den bekanntesten gehören: SCRUM, Kanban, Timeboxing und Design Thinking. Welcher Ansatz am besten funktioniert, ist eine Einzelfallentscheidung auf Basis der bisherigen Arbeitsweise.
Die Vorteile des agilen Arbeitens
Abschließend lässt sich sagen, dass richtig geplantes, agiles Arbeiten eine Menge Vorteile bringt und eine effiziente Antwort auf die heute immer schneller werdenden Veränderungen ist. Agiles Arbeiten sorgt für:
- eine effiziente Arbeitsdynamik
- schafft Raum für schnellere Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen
- verbessert laufend und kontinuierlich Prozesse und Abläufe
- sorgt für eine erhöhte Mitarbeitermotivation, Bindung und Gewinnung